Organiser un événement d’entreprise réussi est un grand exercice d’équilibre. Il s’agit d’équilibrer soigneusement le professionnalisme et l’informalité, le sérieux et le divertissement, les hiérarchies d’entreprise et l’élément humain. L’objectif est toujours de rassembler plus de personnes dans un contexte différent de celui de la normale. Parfois, il s’agit d’approcher la marque de son public cible ou l’entreprise de ses clients, d’autres fois, il s’agit de créer une opportunité de rencontre entre différents éléments d’un même contexte professionnel. Quel que soit le besoin de votre événement d’entreprise spécifique, ce petit guide pratique vous aidera à identifier ses priorités et à en faire un succès assuré. 

Définissez des objectifs

À qui s’adresse votre événement d’entreprise ? C’est la première question que vous devrez poser avant d’agir. Après tout, un événement est avant tout une forme de communication et le ton de toute communication, change selon le destinataire. Votre événement d’entreprise est un message et le message que vous voulez envoyer à vos clients potentiels n’est pas le même que celui que vous voulez envoyer à vos collègues ou employés. De plus, comme toute forme de communication, pour être efficace, un événement doit être engageant, générer une réponse émotionnelle, mais aussi être bien composé et suivre certaines règles. C’est de cette première considération que partiront toutes les autres. Il est donc essentiel de ne pas faire un pas avant d’avoir répondu intégralement à cette première question.

La bonne équipe pour votre événement d’entreprise

À qui confierez-vous la gestion de votre événement d’entreprise ? Il est clair, la meilleure solution est de s’adresser à des professionnels, mais il reste important que dans l’organigramme de l’entreprise, il y ait une personne responsable des différents aspects organisationnels, afin de communiquer clairement les besoins spécifiques à ceux qui seront chargés de leur réalisation. Veillez à impliquer tous les secteurs de l’entreprise susceptibles d’être intéressés par les choix qui seront faits. Par exemple, il est essentiel qu’il y ait dans votre équipe une personne ayant une idée très claire du budget dont vous disposez et de la flexibilité du chiffre de départ, mais aussi une personne ayant une connaissance approfondie des ressources humaines, afin de pouvoir déterminer à qui seront confiées les différentes tâches qui seront nécessaires et comment établir les horaires, les disponibilités, les congés et les équipes. Lorsqu’il s’agit d’événements destinés au public, il est également essentiel d’impliquer les responsables du marketing, afin de s’assurer que chaque aspect de l’événement communique de la bonne manière avec le public cible.

L’emplacement

Il y a 3 points clés différents à prendre en considération : la taille, le prix et l’accessibilité. Ce sont les trois exigences les plus importantes d’un lieu d’événement, tout le reste est un enrichissement de l’expérience sans doute important, mais secondaire aux trois piliers principaux. Le lieu doit être suffisamment grand pour accueillir confortablement et en toute sécurité tous les invités à l’événement, son coût doit être compatible avec le budget initial et les invités doivent pouvoir y accéder confortablement ou bien, ils doivent être dotés des moyens appropriés. Ces trois caractéristiques ne suffisent pas à définir le lieu idéal pour votre événement d’entreprise, mais si l’une de ces exigences n’est pas remplie, tous vos efforts seront vains. Une fois que vous aurez dressé la liste des structures qui répondent à cette première et très courte liste de contrôle, vous pourrez spécialiser votre recherche en choisissant un lieu qui reflète l’esprit et les valeurs de l’entreprise et qui vous apporte le soutien technique et logistique dont vous avez besoin, par exemple en termes d’éclairage et de systèmes audio, vidéo, de scènes, d’espaces spéciaux tels que jardins ou piscines et tout autre élément nécessaire pour rendre votre événement spécial.

Restauration

Il n’y a pas d’événements sans restauration. Au moins, il n’y a pas d’événements sans restauration qui méritent d’être rappelés. Même si votre événement ne comprend pas de véritable repas, si vous prévoyez de garder vos invités dans un certain endroit pendant un certain temps, il est bon de leur offrir une forme de rafraîchissement. Il peut s’agir d’une nourriture à manger avec les doigts légers ou de café et de pâtisseries ainsi que d’un dîner de gala, l’important est que la qualité soit toujours très élevée. Veillez à proposer des alternatives à ceux qui suivent des restrictions alimentaires particulières les végétaliens, végétariens, cœliaques et choisissez un service de restauration qui se soucie de la présentation ainsi que de la qualité. La nourriture est le moment convivial par excellence et doit satisfaire les yeux, avant même le palais, en stimulant le désir de partager et de communiquer.

L’échelle

Lorsque vous assistez à un événement d’entreprise, il n’y a rien de pire que d’avoir le sentiment que l’organisateur ne sait pas ce qu’il fait. Tout le monde a déjà participé à un événement de ce type, vous se sent livré à soi-même, embarrassé et presque responsable du succès global de l’événement et des interactions qui s’ensuivent. Cela se produit lorsque l’événement n’a pas un programme bien planifié. Les invités se retrouvent à partager le même espace sans savoir quoi en faire et bientôt ils finissent par se sentir mal à l’aise et partent. Une bonne setlist ne sert pas seulement à atteindre des objectifs précis, mais aussi à faire savoir à vos invités que vous avez tout sous contrôle.

Conclusions

Un événement d’entreprise implique toujours un effort d’organisation considérable, même s’il ne s’agit que d’un apéritif entre collègues. C’est pourquoi il est important de le confier à une équipe solide et de suivre une grille de tâches précises lorsque vous êtes sur le point de le réaliser.