La signature électronique : comment fonctionne-t-elle et pourquoi l’utiliser ?

La signature numérique, de plus en plus utilisée par les professionnels, les entreprises et les entités publiques et privées, est un outil créé pour valider légalement des documents à l’aide d’ordinateurs ou d’outils électroniques tels que des tablettes ou des smartphones.

La signature électronique d’un point de vue juridique

La signature électronique est la version 2.0 de la signature manuscrite. L’article 1367 du Code Civil autorise la signature électronique depuis 2000. En période de crise sanitaire, la signature électronique est une excellente solution qui permet de limiter les contacts physiques. Cependant, les documents imprimés, signés et scannés, les signatures scannées et les signatures dactylographiées avec une police fantaisiste typée manuscrite ne sont pas considérées comme étant des signatures électroniques. Pour être légale, la signature électronique doit respecter le règlement européen eIDAS qui sert de cadre à la production de signatures électroniques.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Une signature électronique garantit l’authenticité des personnes qui signent un contrat ou un document important, dans sa version en ligne. La signature électronique n’est cependant pas utilisée par toutes les entreprises pourtant elle est très appréciée par les clients grâce à ses nombreux avantages. Si, sous forme papier, les caractéristiques fondamentales d’authenticité, d’intégrité (il ne doit y avoir aucun changement ou correction dans la zone de signature) et la non-répudiation (la signature doit être associée à une seule personne) peuvent être obtenues sans grande difficulté, en mode numérique ce n’est pas si simple. Comme lorsque la signature est apposée sur un document papier, un document informatique est validé et accepté pour son contenu avec la signature électronique. Il est ensuite utilisé pour donner une valeur juridique aux documents numériques signés sur l’ordinateur. Le risque de fraude et d’escroquerie est lourdement sanctionné, la signature numérique est le résultat d’une procédure informatique basée sur des techniques cryptographiques.

L’amélioration de l’expérience client

La signature électronique a un impact important dans l’expérience client. Elle permet d’offrir une meilleure expérience par rapport aux signatures manuscrites. Les clients sont de plus en plus satisfaits du dispositif de signature électronique car ils évitent les contacts humains eu maximum mais aussi les déplacements. Certaines entreprises ont adopté la signature électronique pour faciliter les signatures de contrat de travail mais aussi les banques, les professionnelles de l’immobilier, les professions juridiques, etc.

La cryptographie

La cryptographie est un système qui utilise un algorithme mathématique qui intervient sur une séquence de caractères. Cette transformation est basée sur une clé secrète qui représente la sécurité du système chiffré. La signature digitale permet donc, grâce à la cryptographie, d’associer un numéro binaire (signature) à un document informatique, devenant ainsi un outil indispensable pour garantir la validité juridique dans des cas tels que les états financiers et les documents d’entreprise, les factures électroniques, les documents d’assurance, l’abonnement des contrats et des auto-certifications etc.

Quelles sont les différentes signatures électroniques ?

La signature numérique est un type de signature électronique ayant une certaine valeur juridique. Cependant, il existe différents types de signature électronique, parmi lesquels il est important de distinguer la signature électronique simple dans laquelle il n’y a pas d’outils capables de garantir l’authenticité et l’intégrité du document signé. En revanche, la signature électronique avancée est généré à l’aide d’outils qui permettent de démontrer l’intégrité des documents et sur lesquels le signataire a un contrôle direct. Ce type de signature a une valeur légale (à la seule exception des contrats immobiliers). Enfin, il y a la signature électronique numérique qualifiée pour laquelle le signataire doit posséder un certificat qualifié de signature électronique mais aussi d’un dispositif de sécurité pour garantir l’authenticité de sa signature. Elle doit respecter les normes imposées par le règlement (UE) 210/2014.

La signature électronique comme protectrice de l’environnement

L’avantage majeur de la signature électronique est sa contribution à la réduction de l’impact environnemental. La plupart des entreprises utilisent une très grande quantité de papier chaque année. Même si certaines d’entre elles utilisent du papier recyclé, l’idéal est d’éviter au maximum sa consommation. Un logiciel de signature électronique a été conçu dans le but de populariser ce dispositif et d’inviter un maximum d’entreprises à y avoir recours. Si les entreprises implémentent correctement la signature électronique, elles pourront gagner en agilité. Cela les aidera à améliorer leurs processus et à acquérir une position plus compétitive dans le contexte de la transformation numérique. Environ 900 tonnes de CO2 ont été économisées grâce à la signature électronique. Au cours des 12 derniers mois, l’utilisation massive de la signature électronique a permis d’économiser plus de 40 millions de papier, soit environ 215 000 kilos de papier. Ces économies de papier représentent près de 2 000 arbres sauvés en une année !