Le fait de pouvoir réduire les coûts et optimiser les dépenses peut constituer un grand avantage concurrentiel pour une entreprise. Pour y parvenir, il faut d’abord réussi à définir ce qu’est la fraude interne et prendre les mesures appropriées pour la prévenir ou la réduire autant que possible.

Qu’est-ce que la fraude interne ?

Dans certaines situations, on hésite à utiliser l’expression fraude et on parle alors d'”abus”. Le fait est que vous pouvez l’appeler comme vous voulez, mais il s’agit d’un ensemble d’activités qui servent à gonfler un peu la note de frais du travailleur et à gagner quelques euros de trop. C’est un phénomène qui touche la plupart des entreprises et qui est une source de dépenses à laquelle il faut remédier. Comme les processus d’analyse et d’examen des dépenses déclarées sont traditionnellement lents et coûteux, les superviseurs travaillent souvent en ne prélevant qu’un échantillon de l’ensemble des notes de frais reçues ou en effectuant une analyse trop superficielle qui ne va pas à la racine. Ce sentiment de manque de contrôle conduit certains à tenter des tours de passe-passe pour gonfler leur note de frais. Envoi de billets en double, échange de billets avec d’autres travailleurs, augmentation des dépenses pour les indemnités journalières et le kilométrage… La variété des stratagèmes tentés est infinie et ne dépend que de l’inventivité et de l’audace des responsables.

Types de fraude interne

– Fraude interne aux documents

Ce type de fraude interne se produit lorsque le document fourni comme preuve ne remplit pas les conditions réglementaires de la part de l’émetteur pour être considéré comme une facture ou un billet valable : numérotation des factures, coordonnées complètes de l’émetteur de la facture, numéro de TVA ou d’identification fiscale, adresse complète, montant avec les taxes obligatoires dûment ventilées, description complète des produits achetés, taux d’imposition appliqué et monnaie dans laquelle vous payez. En plus de toutes ces informations, le document ne doit pas être endommagé et, bien entendu, il doit être parfaitement lisible. Par conséquent, l’auditeur ou la personne responsable de la surveillance de ces documents doit examiner attentivement la composition, l’état et la lisibilité des documents. Il s’agit presque toujours d’indemnités, de logements et de billets qui ne coïncident pas dans le temps ou dans l’espace avec le voyage effectivement effectué.

– Fraude interne aux dépassements de dépenses

Il arrive que les dépenses présentées par l’employé par le biais d’une note de frais ne respectent pas les limites fixées par les politiques de voyage de l’entreprise, dépassant le maximum autorisé. Selon l’entreprise, les limites fixées peuvent être par dépense, par jour, par catégorie (hôtels, restaurants, essence, etc.) et/ou par kilométrage. Il existe un autre type de fraude interne qui est également très courant et qui pourrait être inclus ici : la non prise en compte des avances faites par l’entreprise.

– Fraude interne pour l’achat d’articles non conformes

Bien que moins courante que les fraudes causées par une facture ou un ticket défectueux, l’infraction est souvent commise lorsque l’employé achète un produit, par exemple un chargeur de téléphone portable sans autorisation préalable de l’entreprise. Dans ces cas, plus que l’achat lui-même, la fraude est due au fait que le canal stipulé n’a pas été utilisé et que la dépense a été reflétée dans une note de voyage, alors que la chose correcte et normalisée par l’entreprise ou la société aurait été d’acquérir ce produit par un autre canal ou un autre poste de dépense.

– Fraude interne due à la présentation de la dépense après la date limite

La plupart des sociétés ont stipulé et reflété de manière pratique dans leur politique de voyage une date limite ou un délai pour que l’employé présente ses notes de frais correspondantes. Cette période est très variable et peut être de 15 jours, 3 ou 6 mois. Mais dans tous les cas, il doit s’agir d’un délai raisonnable, déterminé par l’entreprise, afin que l’employé ait suffisamment de temps pour préparer et présenter ses notes de frais. De même, toutes les dépenses passées en compte comme des voyages d’affaires dont la date ne coïncide avec aucun voyage, ainsi que les dépenses effectuées les week-ends ou les jours fériés pendant lesquels le travail a été effectué et qui ne sont pas stipulées comme telles dans la politique de dépenses de l’entreprise, sont considérées comme des fraudes internes liées aux dates.

En ce sens, selon les données recueillies dans le Rapport Captio sur la fraude interne 2018, ce coût dans 130 entreprises analysées s’élève à 8.158.085,92 euros, ce qui fait une moyenne de 62.755 euros par an et par entreprise. Autres conséquences : outre le coût économique, les dépenses imprévues que la fraude interne représente pour l’entreprise ont d’autres conséquences négatives. Tout d’abord, la réduction de la compétitivité. Perdre de l’argent à cause de la fraude interne signifie augmenter les coûts des produits ou des services offerts, ce qui diminue directement la compétitivité.

Deuxièmement, la difficulté de prendre des décisions stratégiques dans l’entreprise, car si des informations telles que la comptabilité analytique sont “gonflées” en raison d’une fraude interne, cela affectera la qualité des décisions prises. La dégradation du climat de travail est une autre conséquence, car la fraude interne peut générer des situations violentes parmi les travailleurs (inégalités, sentiment d’injustice, etc.), ce qui peut affecter la motivation et la productivité des travailleurs.

Enfin, une autre conséquence est la manière dont cela affecte la réputation de l’entreprise. En d’autres termes, si elle va au-delà, l’absence de contrôle, de prévention et de détection de la fraude interne peut nuire à la réputation de l’entreprise, voire à la confiance que lui accordent les investisseurs, les clients ou les fournisseurs.

Comment traiter la fraude interne ?

Avant toute chose, nous devons être clairs sur le fait que la tolérance ZERO pour la fraude interne est le principe fondamental que toute organisation doit avoir. Face à une fraude interne, l’important est de disposer de preuves fiables et de les documenter. Une fois qu’elle a été prouvée, c’est le fait et non le montant de la fraude qui est important pour prendre la décision. L’action rapide et énergique de l’entreprise dans les situations de fraude interne est la meilleure mesure préventive, et sans doute la meilleure décision d’affaires, compte tenu de la rupture de la relation de confiance avec le salarié. Cela dit, dès que l’entreprise a connaissance d’un soupçon de fraude interne, elle doit activer le protocole qui doit être préalablement défini pour ces cas.

Le département ou la personne qui a la fonction de traiter les cas de fraude interne (doit être défini dans l’organigramme et la définition des fonctions), sera celui qui centralise toutes les informations et qui les exécutera :

– Enquête :

Une enquête approfondie sur l’affaire. Toutes les recherches doivent être analysées et documentées. La phase d’enquête ne sera pas terminée tant qu’il ne sera pas raisonnablement certain que le fraudeur présumé est coupable ou non coupable.

– Entretien personnel :

Entretien personnel avec le fraudeur présumé, fournissant tous les documents et les faits objectifs qui ont été détectés au cours de l’enquête.

– Rapport :

Faites un rapport complet de l’enquête et présentez-le à la commission de discipline ou, à défaut, au département des relations de travail. Ce rapport doit être établi sur la base de faits objectifs et documentés. La commission de discipline, sur la base du rapport et de la présentation des faits et du dossier disciplinaire, doit prononcer une sanction : le licenciement, ouvrir une procédure pénale, ouvrir une procédure civile et établir des mesures disciplinaires.

Demandez une indemnisation à l’assurance contractée et poursuivre l’enquête, en mettant en œuvre de nouvelles procédures. Mettre en œuvre de nouveaux processus commerciaux et de contrôle. En fonction de la gravité et des éléments objectifs de culpabilité, il est conseillé d’accorder au fraudeur présumé un congé payé jusqu’à la fin de l’ensemble du processus. Mettez en place une méthodologie pour traiter la recherche, les entretiens et la rédaction du rapport. Désignez des personnes hautement qualifiées pour effectuer ce travail.

– Prévention :

Il existe toute une série de mesures et d’initiatives que les entreprises peuvent mettre en œuvre pour minimiser la fraude interne. Mais cela nécessite l’implication de tous les niveaux de l’entreprise, car toutes les parties ont leur importance dans la prévention et la détection. Voici quelques-unes des mesures les plus importantes à envisager : Il est essentiel d’établir et de définir le cadre réglementaire qui définira, entre autres, ce qui est et ce qui n’est pas une fraude interne, le comportement attendu des membres de l’entreprise, etc. Il s’agit de documents tels que les politiques de dépenses et les codes d’éthique ou de conduite, qui doivent être mis à la disposition de tous les travailleurs. En outre, ces documents doivent établir les degrés de gravité de la fraude et les mesures qui seront prises sur cette base si elle est détectée.

Les progrès technologiques permettent aux entreprises de disposer d’outils pour la détection et la prévention de la fraude interne. Les logiciels d’automatisation et de numérisation de la gestion des dépenses, tels que Captio, permettent un contrôle détaillé, dépense par dépense, automatiquement et immédiatement, de sorte que des contrôles peuvent être établis et qu’une grande partie de la fraude interne peut être évitée. La formation est cruciale pour la prévention de la fraude interne. Un plan de formation adéquat doit en tenir compte afin de sensibiliser et d’aligner tous les membres sur les politiques de l’entreprise.

Les audits sont d’excellents outils pour détecter les fraudes internes qui se sont produites dans le passé et peuvent avoir un effet dissuasif qui empêche les fraudes potentielles à l’avenir. Parfois, la fraude interne est la façon dont certains travailleurs veulent compenser les injustices professionnelles qu’ils subissent, qu’elles soient réelles ou subjectives. Par conséquent, le traitement juste et équitable de tous les employés est une très bonne mesure, tout comme le fait de travailler à l’amélioration de l’environnement de travail. Il est important de mettre en place un canal de signalement anonyme, qui permet à toute personne souhaitant signaler une éventuelle fraude de le faire sans avoir à donner d’explication. Tous les niveaux de l’entreprise doivent s’engager de la même façon à respecter les politiques de dépenses afin de prévenir la fraude interne et de montrer l’exemple.

– Détection :

Certains logiciels vous permettent de contrôler et de détecter automatiquement les billets de voyage déclarés par vos employés qui ne sont pas conformes aux politiques de l’entreprise et sont donc susceptibles d’être frauduleux. La solution est capable de localiser de multiples erreurs ou fraudes, telles que la révélation de billets édités ou de dépenses faites pendant les vacances, qu’un travailleur peut faire lorsqu’il dépense des frais de mobilité et de détecter les cas dès le début pour éviter le développement de la fraude au sein de l’entreprise.