Comme pour de nombreux autres processus, la manière dont une note de frais est établie peut varier considérablement d’une entreprise à l’autre. Mais il existe encore un certain nombre de concepts, d’exigences et d’aspects qui sont partagés dans la grande majorité des cas.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Les notes de frais sont des documents papier ou numériques utilisés par les employés pour notifier et demander à leur employeur le remboursement des dépenses engagées dans le cadre de leur travail. Ils sont généralement gérés par le service administratif. Elle définit généralement le format, la méthodologie, les règles et les informations nécessaires pour justifier et gérer correctement les indemnités journalières. Les champs de base qui pourraient être considérés comme standards sont les suivants. La plupart des organisations établissent également un certain nombre de champs supplémentaires afin d’obtenir plus d’informations et d’améliorer la gestion. Il peut s’agir de l’attribution de catégories ou de centres de coûts liés à chaque dépense. En matière d’infographie, les 7 choses auxquelles vous ne penseriez jamais dans votre note de frais Chez Captio, nous avons commandé une étude à la société de conseils Sales Cloud Team pour savoir comment les sociétés espagnoles utilisaient les notes de frais dans la gestion des voyages. Dans cette infographie gratuite, vous découvrirez que la rédaction d’une note de frais est une tâche très courante dans toutes les entreprises.

Le processus de génération de la note de frais.

Dans l’élaboration des notes de frais, nous distinguons trois étapes clairement différenciées. La rédaction de la note est normalement faite par l’employé qui a effectué les dépenses, en prenant comme référence les factures ou les tickets qu’il a établis. Le Contrôle ou supervision de celles-ci est effectué par l’intermédiaire d’un auditeur interne ou externe, la société vérifie que ces dépenses sont réelles et qu’elles sont conformes aux politiques établies. L’incorporation des données dans la comptabilité générale de l’entreprise et dans d’autres systèmes de prise en main est la dernière étape consistant à transférer les données déjà validées des notes de frais dans le système comptable de l’entreprise, puis à rembourser chaque employé.

Les problèmes dérivés

La génération de notes de frais est un processus très courant dans la plupart des organisations. On estime que 60 % des groupes font remplir régulièrement ce type de document à 20 % de leurs employés. La qualité de ce travail n’ajoute ni valeur ni productivité à l’entreprise. La plupart des travailleurs perçoivent l’élaboration de fiches techniques comme une lourde tâche. La fraude aux billets est très répandue et le contrôle est inefficace, complexe et coûteux. L’un des documents les plus couramment utilisés pour la déclaration des dépenses est la feuille de dépenses Excel, c’est-à-dire l’utilisation de ce format pour la déclaration des dépenses. Il s’agit de la méthode traditionnelle et permanente, qui a apporté de nombreux avantages au contrôle des frais de voyage. Toutefois, il existe également un certain nombre de limites importantes, la plus notable étant la prise en main manuelle. S’il est vrai que la feuille de frais est numérique, le travailleur doit remplir la feuille de frais Excel, sauvegarder les tickets papier et les envoyer physiquement à la personne responsable de la supervision. Avec la documentation en main, cette personne devra réviser manuellement la feuille de frais et ensuite procéder à la comptabilité, également manuellement. Ainsi, sa gestion n’est pas très différente de ce qu’elle serait si elle était sur papier. Une autre limite importante est le manque de flexibilité. Même si vous vous efforcez de créer un modèle qui réponde le mieux possible aux besoins de votre entreprise, il y a toujours des cas ou des occasions où vous avez besoin d’une feuille de frais plus souple qui permette certains changements ou adaptations. Mais changer une de ces feuilles de frais Excel n’est pas si facile. Si vous devez apporter un petit changement, il doit également être fait dans l’ensemble du personnel de tous les travailleurs ou cela rendra l’analyse ultérieures plus difficiles. Et le fait d’avoir plusieurs versions du modèle en circulation entraînent une augmentation des erreurs et des problèmes administratives. Le manque d’intégration avec les autres systèmes et flux de travail de l’entreprise est une autre lacune évidente de ce modèle. Si la note de frais n’est pas intégrée aux autres processus de l’entreprise, tels que la comptabilité, l’administration des projets ou des clients, la gestion des frais devient un processus isolé. Cela la rend plus inefficace, plus compliquée et plus coûteuse en matière de temps mais aussi en termes économiques.

Les clés pour générer une note de frais parfaite.

Une analyse des différentes étapes du circuit d’élaboration, de contrôle administratives des notes de frais, ainsi que des problèmes les plus courants, a déjà été réalisé. Les trois clés fondamentales pour produire des notes de frais sans erreur, optimales et efficaces peuvent maintenant être identifiées.

Définir une politique de dépenses globale et informer les employés

L’information est la clé d’un travail bien fait et de la productivité. Un employé ne peut être tenu de préparer correctement ses notes de frais s’il n’est pas correctement informé au préalable. Cela peut se faire au moyen de manuels et d’un bon plan de communication des exigences de l’entreprise en fonction des concepts admis, une fixation de limites ou autres types d’exigences. Il est également nécessaire d’établir la manière correcte et concrète de justifier les dépenses, en évitant de tomber dans une surcharge de données. Afin d’éviter les malentendus, les interprétations erronées et les fraudes, il est essentiel de définir, de manière aussi complète et exhaustive que possible, la politique de l’entreprise en matière de dépenses et d’indemnités, tant pour les voyages que pour d’autres concepts.

Prévention de la fraude interne

Selon le rapport annuel produit par Captio sur l’impact de la fraude interne sur la suivie des dépenses, 3 organisations sur 4 se sentent désemparées par la fraude au sein de leur entreprise. En outre, d’autres études estiment que 47% des employés gonflent régulièrement leurs dépenses de 10 à 15 € par mois en moyenne. Grâce à une bonne communication des politiques de l’entreprise aux employés, ou en d’autres termes, des règles du jeu, la fraude, en particulier la fraude involontaire, peut être largement évitée.L’utilisation du papier et la saisie manuelle des dépenses, soit lors de la préparation des notes par les employés, soit lors de leur contrôle et de leur intégration dans la comptabilité centrale, est un processus qui s’est avéré inefficace et sujet à des erreurs. C’est pourquoi, pour obtenir une feuille de calcul parfaite, il est essentiel d’utiliser un logiciel pour appareils mobiles qui automatise les processus.

Automatisation des processus  pour obtenir une bonne gestion des feuilles de calcul

Il est nécessaire d’équilibrer et de relier deux perspectives différentes soit celle de l’employé qui les génère et celle de l’entreprise. Avec ce type d’applications, il suffit de prendre une photo des billets et des factures et le système se charge de l’identification des données, la détection de tout ce qui ne s’adapte pas aux paramètres de dépenses de l’entreprise tels que les fraudes éventuelles et, même, l’incorporation automatique des données à la comptabilité générale.Par la suite, une note de frais ne peut être validée que lorsque, entre autres, la véracité des dépenses conformément aux politiques de l’entreprise a été vérifiée et dûment justifiée. Chaque entreprise a ses propres règles et exigences afin que les superviseurs ou les auditeurs puissent donner leur approbation et donc être remboursés à l’employé. En règle générale, les exigences suivantes sont prises en compte pour chaque frais de représentation ou de voyage pour être dûment justifiée. Pour chaque dépense de repas, de voyage, de détails avec les clients. La pièce justificative correspondante telle qu’une facture ou un billet doit comporter au moins les détails complets sur l’émetteur de la facture, concept, date et montant. Il faut respecter la politique et les exigences établies par l’entreprise par rapport aux plafonds et autres conditions, que nous avons détaillés dans un point précédent, pour chaque type de dépense. C’est ce que l’on appelle une politique de dépenses et, par conséquent, il est nécessaire de vérifier si chacun des concepts qui figurent dans les notes respecte les paramètres et les exigences établis. Cela peut inclure, par exemple, un maximum de 25 € par personne pour les repas ou un plafond pour les cadeaux ou les détails avec les clients.

Respect des délais

La plupart des entreprises ont fixé des délais ou des limites à leurs employés pour la présentation de leurs notes de frais, qui une fois dépassés ne sont plus remboursables. Par conséquent, une autre tâche du processus de validation consiste à vérifier qu’il n’y a pas de décalage dans le temps.

Ne faire l’objet d’aucun type d’irrégularité

Il est également nécessaire de détecter si, volontairement ou par simple erreur d’orientation ou ignorance de la politique de l’entreprise, un certain type d’irrégularité est commise tels que les dépenses excessives, achat d’articles non admis, invitations à des personnes non liées à l’entreprise, dépenses non liées au département marketing, aux relations publiques ou à la force de vente, recettes insuffisantes ou tardives. Le manque de ressources ou de temps suffisant se traduit, dans de nombreuses entreprises, par des validations incomplètes, inefficaces et insuffisantes des notes de frais. Pour une analyse et une validation correctes des frais de voyage et de représentation. Une série de facteurs sont nécessaires pour obtenir le temps suffisant pour effectuer le travail, complétude par le superviseur ou l’auditeur. Des directives et des politiques de dépenses claires, bien définies et favorables aux employés. L’utilisation d’une application informatique spécifique pour le suivi des dépenses qui permet l’automatisation de la génération et du contrôle des notes.

Avantages de la note de frais 3.0

Aujourd’hui, il existe encore de nombreuses inefficacités liées aux différents processus manuels d’administration des notes de frais, impliquant différentes personnes et différents services qui gèrent la documentation physique, la génération d’incidents dans la procédure est encore une tendance relativement courante. La direction numérique de ce type de procédure a résolu une grande partie des problèmes. Dans un grand nombre d’entreprises, la mobilité de leurs travailleurs afin d’exercer leurs fonctions entraîne un volume important de dépenses pour l’entreprise, non seulement en termes monétaires mais aussi en matière de nombre de tâches à effectuer pour leur bonne gestion. Afin d’accroître leur efficacité, l’adoption des processus numériques a considérablement amélioré la situation préexistante. Nous pouvons mettre en évidence les blocs où des progrès favorables ont été détectés soit la mise en service d’erreurs et facilitation de la correction des erreurs. Tous les processus manuels impliquent la possibilité de mise en service d’erreurs numériques, de lecture, ou de perte de documents qui, dans un processus numérique, sont plus facilement évitables grâce à la mécanisation. Ou corrigeables si elles se produisent. La réduction de la charge de travail du service administratif est un autre avantage évident est la réduction du temps passé par les services responsables administratives de cette opération. Il s’agit généralement des ressources humaines ou de l’administration. Ou bien, à l’occasion, plusieurs d’entre eux sont impliqués d’une manière ou d’une autre.

Conservation d’une trace permanente

Contrairement aux enregistrements manuels des factures, il est plus facile d’en conserver une trace permanente avec la gestion numérique. Avec une accessibilité beaucoup plus facile pour les utilisateurs qui en ont besoin. Cela répond également aux exigences des administrations publiques, qui demandent fréquemment aux entreprises divers documents liés aux procédures fiscales et autres. Supervision de toutes les personnes impliquées dans le processus dans les entreprises d’une certaine taille afin que la procédure de dépense soit supervisée par différents services et personnes. Soit de manière générale sur tous les frais, soit de manière sporadique seulement pour certains cas. En ce sens, un processus numérique facilite considérablement le processus, puisque l’avancée des technologies actuelles accélère cet accès à toute partie intéressée. La flexibilité est l’un des principaux avantages de cette évolution de la feuille de frais traditionnelle est la flexibilité qui la caractérise. En d’autres termes, il s’adapte aux besoins de l’entreprise en résolvant les problèmes mentionnés précédemment dus à son absence. La numérisation à l’aide d’un logiciel de gestion des frais de voyage ou un processus 100% numérique est mis en place, c’est-à-dire de bout en bout. L’intégration est l’une des vertus de cette nouvelle génération de la feuille de frais 3.0 est l’intégration avec le système comptable, les ERP, les logiciels RH. De cette façon, on obtient un flux d’administration totalement unifié qui, sans aucun doute, ajoute de l’efficacité au processus. L’intelligence des données est un autre point fort de la feuille de frais 3.0 est la possibilité d’obtenir des données et, de là, d’avoir un aperçu clé de l’ensemble du processus de direction des frais de voyage qui nous permettra de prendre des décisions stratégiques en matière de voyage.