L'un des grands défis que les entreprises doivent relever année après année est leur capacité à intégrer de nouveaux processus de gestion pour rentabiliser leur stratégie de vente. Il n'existe pas de formule exacte pour réussir, mais il existe une équation idéale pour optimiser la croissance de l’entreprise : moins de dépense, plus de profit. Si vous ne savez pas par où commencer pour optimiser votre stratégie, voici une solution en 4 étapes :
Le temps est la ressource la plus coûteuse pour une entreprise
Chaque minute compte et coûte. Plus vos travailleurs ou vos cadres passent de temps à superviser les dépenses et les revenus, moins ils peuvent consacrer de temps à leur travail. L'automatisation vous permet de gagner du temps et donc de l'argent pour vous concentrer sur la génération de nouveaux revenus et l'augmentation des bénéfices de l'entreprise. Le processus de déclaration des dépenses liées à un voyage d'affaires peut coûter des heures de travail productif. La saisie des données de chaque billet, le contrôle de la bonne exécution ou l'archivage des reçus ne sont que quelques-unes des tâches associées à ce processus. Grâce à des outils numériques automatisés, vous pouvez économiser 80 % de votre temps et le consacrer au conseil pour optimiser la gestion.
Uniformiser les politiques de dépenses
Lors de voyages d'affaires, les dépenses associées sont nombreuses et il y a parfois des questions sur ce qui peut être considéré comme une dépense professionnelle ou sur ce qui est une dépense personnelle. Les employés peuvent penser que "tout est permis" et causer un problème aux deux parties. Pour éviter toute confusion, la gestion par des outils qui simplifient ces informations permet aux dirigeants de contrôler les dépenses de leurs équipes et d'informer leurs employés sur les coûts qui sont assumés ou non par l'entreprise. Par exemple, certains travailleurs ont considéré le reste de l'essence dans un réservoir, après un voyage d'affaires, comme faisant partie des dépenses de l'entreprise. Réservez du temps pour l'analyse. La catégorisation automatique de chaque dépense vous permet de visualiser une carte globale des coûts liés aux voyages d'affaires. Ainsi, vous pouvez détecter les fuites de dépenses qui peuvent être éliminées ou réduites pour réaliser des économies dans votre plan stratégique.
Unifier les processus de gestion de votre équipe
Dans une même entreprise, plusieurs services peuvent avoir besoin de se déplacer pour effectuer leur travail : comme une équipe de vente et une division de production d'événements. Venant d'horizons différents, ils peuvent avoir des "modèles" de gestion différents. L'unification de leurs protocoles de dépenses par l'utilisation d'outils leur permettra de gagner du temps en apportant un plus de transparence à leurs gestionnaires. Pour les personnes qui se spécialisent dans d'autres domaines de travail, le temps passé à remplir des modèles de dépenses peut être une source de frustration due à la perception d'une perte de temps. Avoir une personne qui se consacre exclusivement à cette tâche est une dépense qui peut être éliminée. L'utilisation d'un outil qui automatise les processus permet également d'éliminer les erreurs humaines qui peuvent être causées par un manque d'intérêt pour ce type de travail. Votre équipe vous remerciera d'avoir plus de temps pour ce qu'elle fait le mieux.
Numérisez votre comptabilité
La numérisation des entreprises a fait que de nombreux emplois ne sont plus liés à un espace physique. Ce modèle d'entreprise peut constituer un inconvénient lors de l'exécution de processus comptables liés aux frais de déplacement ou aux dépenses professionnelles. C'est pourquoi l'option d'avoir une application mobile crée une connexion directe en temps réel entre travailleurs-gestionnaires facilitant le processus de contrôle. Votre équipe de vente a la possibilité de saisir tous les billets et de ne pas se soucier de la gestion ou des doutes lors de l'introduction des dépenses. La personne responsable peut ou non autoriser la dépense selon les directives de l'entreprise. Une fois les dépenses approuvées, les remboursements sont accélérés et les travailleurs sont plus satisfaits en conséquence. Vous savez maintenant comment commencer à tirer le meilleur parti de vos ressources. L'obstacle à la croissance de votre entreprise n'est peut-être pas le marché mais la
gestion stratégique elle-même. La mise en place progressive d'outils et de procédures qui aident à la gestion quotidienne des dépenses peut être le lien dont vous avez besoin pour dynamiser votre entreprise.
