Comment gérer à la perfection son centre de formation ?

Comme pour n’importe quelle entreprise, la gestion d’un centre de formation doit prendre en considération tous les aspects de l’activité : administratif, financier, commercial, facturation, qualité, communication… Demandant rigueur, précision et organisation, compte tenu des enjeux et nouveaux défis auxquels est confrontée une telle structure, cette gestion est loin d’être une partie de plaisir. C’est pourquoi nous avons décidé de créer cet article dans le but de vous aider à gérer à la perfection votre centre de formation.

Gérer à la perfection son centre de formation à l’aide d’un logiciel approprié et performant

Si la gestion d’un centre de formation s’avère difficile, c’est d’abord parce qu’elle requiert des notions spécifiques en matière de :

  • Gestion administrative : suivi des dossiers, CRM, agenda, catalogue, financement, émargement, alertes de conflits, accompagnement des apprenants,
  • Gestion de l’offre de formation : création d’un catalogue de formation en tenant compte de l’évolution des besoins des clients et partenaires,
  • Gestion financière : facturation, découpage des financements, suivi des paiements, bilan financier et pédagogique,
  • Gestion commerciale : mise en place d’une meilleure stratégie commerciale pour développer les ventes et répondre aux appels d’offres,
  • Gestion documentaire : génération, archivage et signature de documents,
  • Qualité : prise en considération des 7 critères qualités du Référentiel national qualité (RNQ) pour se faire certifier Qualiopi, suivi de qualité des formations,
  • Communication : établir une stratégie de communication efficace pour communiquer aisément avec chaque acteur des formations.

L’organisation occupe aussi un rôle prépondérant dans la gestion d’un centre de formation étant donné les différentes tâches que vous devez accomplir, des nombreuses personnes que vous avez à gérer et de toutes les responsabilités qui vous incombent. Bien qu’étant fastidieuse, la gestion de votre centre de formation peut se faire de manière facile et efficace avec un logiciel aussi approprié que performant, comme le logiciel de gestion de Dendreo, une solution complète qui se distingue par sa facilité de prise en main.

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Les fonctionnalités proposées par un logiciel de gestion pour centre de formation

Outre les fonctionnalités de base telles que la gestion administrative, financière, commerciale, de l’offre de formation, de la communication, etc. Les logiciels de gestion pour centre de formation proposent d’autres fonctionnalités bien plus intéressantes telles que le guide Qualiopi qui vous prodigue des conseils avisés sur ce que vous devez faire pour vous faire certifier Qualiopi.

Certains logiciels sont complets et peuvent répondre à l’ensemble de vos besoins. Vous pouvez améliorer votre présence sur internet avec l’accès libre de votre catalogue de formation en ligne, un portail entreprises dédié à vos clients, un portail apprenants dédié à vos participants ou encore un portail formateurs.

Votre gestion quotidienne est plus simple avec la gestion multi-centres, l’alimentation automatique de votre bilan pédagogique financier, la GED – Gestion Électronique de vos documents, une grille de travail Qualiopi ou encore la connexion de tous vos logiciels grâce à une API…

Vous trouvez aussi dans un logiciel de gestion pour centre de formation des fonctionnalités vous permettant de gérer votre facturation, vos financeurs ou encore de proposer l’émargement dématérialisé à vos stagiaires et la signature électronique de documents.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion pour centre de formation ?

Un logiciel de gestion pour centre de formation est conçu et développé de façon à pouvoir s’adapter aux différents enjeux auxquels sont confrontés les centres de formation. Vous pourrez ainsi tirer profit de son large panel de fonctionnalités pour mettre en place un suivi de qualité des formations que vous dispensez, de telle sorte que votre établissement puisse se conformer aux exigences qualité du RNQ.

Il vous aide à valoriser la progression de vos stagiaires, à garantir des processus de formation transparents et donc à pérenniser votre activité. Plus vous placez la qualité au cœur de votre stratégie, plus vous aurez la chance de booster votre notoriété ainsi que votre réputation. Et dans le cas où vous n’êtes pas encore certifié Qualiopi, la solution logicielle vous permet de passer haut la main cette certification en vous aidant à vous conformer aux critères RNQ et dans la mise en place et la gestion votre démarche d’amélioration continue dans le cadre de Qualiopi.

Un logiciel de gestion pour centre de formation est par ailleurs synonyme de gain de temps significatif et d’efficacité opérationnelle. En simplifiant vos processus de gestion et en automatisant toutes les tâches répétitives, chronophages, et surtout celles qui ne sont pas essentielles, vous pourrez vous recentrer sur votre cœur de métier, c’est-à-dire la formation et le développement des compétences. Sachez qu’il permet aussi de pallier les difficultés liées au non-présentiel ainsi qu’à la dématérialisation.

Il est possible de profiter du logiciel de gestion pour établir systématiquement et en peu de temps un rapport entre le budget d’une formation et la rentabilité de celle-ci. Ce qui veut dire que cette solution peut vous offrir un aperçu global sur les différents indicateurs de ROI (retour sur investissement). Elle vous aide ainsi à optimiser vos performances opérationnelles et financières tout en vous accompagnant dans vos prises de décisions.