3 conseils pour tenir sa comptabilité

Tous les entrepreneurs, même ceux disposant du statut d’auto-entrepreneur, doivent tenir une comptabilité centralisant les revenus et dépenses de l’entreprise – que ce soit pour avoir une vue d’ensemble de la situation actuelle de l’entreprise et de toutes les transactions commerciales ou pour effectuer les déclarations sociales et fiscales. Beaucoup d’entrepreneurs sont, à priori, effrayés de devoir mettre une casquette de comptable alors que cela ne correspond en rien à leur cœur de métier. Cependant, en suivant quelques règles simples, gérer une entreprise peut être moins compliqué qu’il n’y parait. 

Conseil n°1 : Tenir sa comptabilité régulièrement

IL est essentiel de tenir sa comptabilité de façon régulière. La gestion détaillée des transactions commerciales se perd souvent dans le stress quotidien, mais elle est indispensable pour avoir un aperçu réaliste des recettes et des charges en fin d’exercice.

Un traitement minutieux – c’est-à-dire la présentation complète et claire de tous les documents – est également important pour l’administration fiscale afin d’éviter tout malentendu ultérieur.

Chaque entrepreneur devrait prendre le temps, au moins une fois par semaine ou tous les mois selon le volume d’activité, de parcourir les documents et, si nécessaire, de les transmettre au comptable ou au conseiller fiscal. Les comptes annuels, en particulier, sont soumis à des délais et à des règlements et doivent être présentés en temps et en heure.

L’aide d’un logiciel de gestion comptable peut être judicieux. En effet, l’entrepreneur utilise le logiciel pour l’édition de devis. Une fois que le devis est transformé en facture, son montant est transféré en comptabilité.

Conseil n°2 : Se faire accompagner

Il existe différentes manières de tenir une comptabilité : soit vous la faites vous-même, soit vous confiez cette tâche à un comptable ou à un organisme de gestion. Les deux variantes présentent des avantages et des inconvénients.

Les comptables ou experts-comptables coûtent de l’argent, mais ils facilitent une grande partie du travail quotidien. Ils ont l’expérience, de sorte qu’il n’y a généralement pas d’erreurs ou de malentendus.

Mais il n’est pas difficile non plus de tenir sa propre comptabilité, cela permet une meilleur gestion des entrées et des dépenses. Les petites entreprises, en particulier, bénéficient de logiciels de comptabilité qui peuvent désormais être utilisés en ligne et sur le cloud. Un bon logiciel de comptabilité pour les entreprises permettra de bien gérer son activité et de suivre les comptes de son entreprise. Ils comprennent généralement un tableau de bord grâce auquel le chef d’entreprise peut suivre l’évolution de différents indicateurs clés tels que le suivi de trésorerie, le chiffre d’affaires, les factures à payer ou les relances à faire. D’autres logiciels plus avancés, permettent de faire de la comptabilité analytique et d’éditer le bilan, le compte de résultat et les liasses fiscales lors de la clôture des comptes annuelle. 

Les indépendants et les petites entreprises doivent toutefois s’assurer que le logiciel est adapté à l’entreprise lorsqu’ils le choisissent. 

Conseil n°3 : Travailler pour le comptable

Les entreprises qui engagent un comptable doivent travailler pour lui et non contre lui. Des erreurs telles que le classement incorrect des documents ou la remise d’un énorme fouillis de documents entraîneront des retards et, dans le pire des cas, des erreurs comptables. Différentes notions de comptabilité doivent être appréhendées. 

Pour qu’un comptable travaille bien et correctement, les procédures suivantes doivent être suivies :

N’utilisez pas de films transparents ou de pochettes de documents : L’utilisation d’innombrables couvertures en plastique rend le travail du comptable inutile, car il doit sortir chaque document de la couverture, l’étiqueter et le remettre dans la couverture.

Ne pas agrafer : les documents agrafés sont difficiles à traiter, c’est pourquoi le comptable les sépare à nouveau. Cela coûte du temps inutilement et ce temps vous sera facturé ! Le mieux est de bien perforer les documents et de les mettre dans un classeur. Mais attention : le perforateur ne doit pas enlever des informations importantes !

Tri préalable dans le classeur : Les reçus et documents triés aident le comptable à avoir une meilleure vue d’ensemble. Même un simple tri préalable, par exemple en fonction des factures entrantes et sortantes ou simplement en fonction de la séquence chronologique, permet de gagner du temps.

Certains reçus de stations-service ou de restaurants sont imprimés sur du papier thermique. Cela s’estompe avec le temps, de sorte que les données deviennent illisibles. Les reçus sur papier thermique doivent donc être copiés sur du papier normal.

Une date fixe à laquelle les documents sont remis au service comptable est également utile – pour vous-même, car vous savez exactement à quelle date la tâche doit être terminée, et pour le comptable, car il peut mieux planifier son travail quotidien.