La note de frais est le document le plus important pour justifier les indemnités journalières des employés, principalement pour les voyages mais aussi pour d’autres concepts. C’est pourquoi elle constitue un élément absolument essentiel du processus de gestion des dépenses, et sa préparation et sa validation optimales sont indispensables pour réaliser des économies et optimiser les coûts.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Les notes de frais, également appelées notes de frais ou notes de frais, sont des documents papier ou numériques utilisés par les employés d’une entreprise pour notifier et demander à l’entreprise le remboursement des dépenses engagées dans le cadre de leur travail. Elle définit généralement le format, la méthodologie, les règles et les informations nécessaires pour pouvoir justifier et gérer correctement les dépenses relatives aux indemnités journalières. Les différents champs de la note de frais Les entreprises définissent les champs nécessaires pour justifier une dépense dans un rapport. Les champs de base qui pourraient être considérés comme standard sont les suivants : Nom du fournisseur. Concept de dépense. Montant. Date. La plupart des entreprises établissent également une série de champs supplémentaires afin d’obtenir plus d’informations et d’améliorer la gestion, comme l’attribution de catégories ou de centres de coûts liés à chaque dépense.

Le processus de génération d’une note de frais

Dans la préparation des notes de frais, nous distinguons trois étapes clairement différenciées : La rédaction de la note. Elle est généralement effectuée par l’employé qui a effectué la dépense, en prenant comme référence les factures ou les tickets qui ont été encaissés. Contrôle/supervision de celui-ci. Par l’intermédiaire d’un auditeur (interne et/ou externe), l’entreprise vérifie que ces dépenses sont réelles et conformes aux politiques établies. L’intégration des données dans la comptabilité générale de l’entreprise et dans d’autres systèmes de gestion. La dernière étape consiste à transférer les données déjà validées des notes de frais dans le système comptable de l’entreprise, puis à rembourser chaque employé.

Problèmes liés aux notes de frais

La génération de notes de frais est un processus très courant dans la plupart des entreprises. On estime que 60 % des salariés (de 1 à 20 %) doivent remplir ce type de document. La gestion des notes de frais pose souvent un certain nombre de problèmes très courants et clairement identifiés : la préparation des notes de frais consomme un temps de travail considérable : une heure par mois en moyenne par salarié. La qualité de ce travail n’ajoute ni valeur ni productivité à l’entreprise. La plupart des travailleurs perçoivent la préparation des fiches techniques comme une lourde tâche. La fraude interne dans la préparation des billets est très répandue et son contrôle est inefficace, complexe et coûteux. Les clés pour générer une note de frais parfaite Après une analyse des différentes étapes du circuit d’élaboration, de contrôle et de gestion des notes de frais, ainsi que des problèmes les plus courants, il a été possible d’identifier les trois clés de base pour produire des notes de frais sans erreur, optimales et efficaces. Définir une politique de dépenses globale et informer les employés : l’information est la clé d’un travail bien fait et de la productivité. Un employé ne peut être tenu de préparer correctement ses notes de frais s’il n’est pas d’abord correctement informé, par des manuels et un bon plan de communication, des exigences de l’entreprise : concepts autorisés, fixation de plafonds, etc. Il faut également établir la manière correcte et concrète de justifier les dépenses, en évitant de tomber dans une surcharge de données. Afin d’éviter les malentendus, les interprétations erronées et les fraudes, il est essentiel de définir, de manière aussi complète et exhaustive que possible, la politique de l’entreprise en matière de frais et d’indemnités, tant pour les voyages que pour d’autres concepts.

La fraude interne 

Prévention de la fraude interne : certaines études estiment que 47 % des employés gonflent régulièrement leurs coûts de 10 à 15 euros par mois en moyenne. Grâce à une bonne communication des politiques de l’entreprise aux employés, ou en d’autres termes, des règles du jeu, la fraude, en particulier la fraude non intentionnelle, peut être largement évitée. Quant à la fraude que l’employé effectue de manière consciente, elle peut être évitée, facilement et très efficacement, grâce à l’utilisation d’un logiciel spécifique de gestion automatisée du contrôle des dépenses. Automatiser les processus : l’utilisation du papier et la saisie manuelle des dépenses, soit lors de la préparation des notes par les employés, soit lors de leur contrôle et de leur intégration dans la comptabilité centrale, est un processus qui s’est avéré inefficace et sujet à des erreurs. C’est pourquoi, pour obtenir une fiche technique parfaite, il est essentiel d’utiliser des logiciels pour appareils mobiles qui automatisent les processus. Avec ce type d’application, il suffit de prendre une photo des billets et des factures et le système OCR s’occupe de : l’identification des données, la détection de tout ce qui ne correspond pas aux paramètres de dépenses de l’entreprise (fraude éventuelle) et même l’intégration automatique des données dans la comptabilité générale. En bref, pour parvenir à une bonne gestion des notes de frais, il est nécessaire d’équilibrer et de relier deux perspectives différentes : celle de l’employé qui les génère et celle de l’entreprise. Cet objectif est beaucoup plus facile à atteindre, de manière rapide et fluide, dans des environnements automatisés au moyen de logiciels spécifiques de gestion et de contrôle des coûts.