Selon le type de logement ou le lieu que vous choisissez pour vos voyages d’affaires, il y a un certain nombre de coûts différents. Il y a les 10 clés à conserver pour économiser dans le logement pour les voyages d’entreprise en tenant compte des différentes variables et des aspects influents.

Les clés principales pour économiser les hébergements d’affaires

Clé 1 : recherchez l’équilibre entre les besoins de l’entreprise et ceux des travailleurs. Une liste des besoins, tant de l’entreprise que des travailleurs impliqués dans le projet, doit être rédigée. À partir de là, commencez à prendre des décisions qui satisferont les deux parties en recherchant l’équilibre et l’ajustement maximal du budget.

Clé 2 : choisissez le type de logement en fonction de la durée du séjour. Évidemment, ce n’est pas la même chose de séjourner au centre-ville, juste à côté du lieu de travail, qu’à la périphérie, ce qui entraînera des dépenses quotidiennes pour les déplacements. Chacun des quatre grands types de logement est le mieux adapté à une durée spécifique. La recommandation générale est la suivante : Hôtel : séjours jusqu’à une semaine. Apparthôtel : de quelques semaines à un mois. Logement d’entreprise : d’un mois à un an. Location traditionnelle : pour les séjours de plus d’un an

Clé 3 : recherche sur le niveau de vie et la culture de chaque région ou pays. Il est essentiel de réaliser une étude, qui peut être commandée à une société externe, pour connaître les aspects socio-économiques, le niveau de vie et la culture de chaque pays. Les différences, tant en termes de niveau de vie que d’autres aspects, entre un pays et un autre sont énormes, qu’ils se trouvent ou non dans la même zone géopolitique, et doivent donc être prises en compte lors de la préparation des budgets, de la fixation des indemnités des travailleurs, des éventuelles augmentations de salaire pendant la durée du séjour, etc.

Clé 4 : prendre en compte tous les coûts, tant directs qu’indirects. Selon le type de logement choisi, il disposera de certains services ou d’autres : nourriture, nettoyage, fournitures, internet, centres d’affaires… Il est nécessaire d’évaluer les besoins de chaque employé et d’analyser s’il vaut la peine de le louer en bloc, de le payer séparément, etc. 

Clé 5 : être bien informé des conditions de réservation. Chaque hébergement, agence de voyages, chaîne d’hôtels et même chaque offre particulière comporte des conditions différentes concernant la politique d’annulation, la modification et le remboursement des réservations d’hôtel et d’appartement. Il est donc nécessaire de demander et d’étudier toutes les informations afin d’éviter des surprises qui peuvent être très coûteuses, comme l’impossibilité d’être remboursé en cas d’annulation ou de changement de dates.

Clé 6 : réservation à l’avance. En règle générale, plus vous réservez tôt un logement, meilleur est le prix que vous pouvez obtenir. Il est conseillé d’assurer un suivi plus tard au cas où il y aurait des offres de dernière minute.

Clé 7 : ne pas payer par carte de crédit. Il y a plusieurs aspects à prendre en compte : les options de paiement, les conditions, les frais administratifs, les possibilités de crédit, etc. Essayez toujours de payer par carte de débit, en liquide ou par virement bancaire pour éviter les frais administratifs de 1,5 à 5 % que de nombreux pays exigent.

Clé 8 : toujours essayer de négocier les prix afin d’obtenir une certaine réduction, soit sur le logement lui-même, soit sur les services supplémentaires (repas, location de chambre, services de blanchisserie, etc.). La meilleure stratégie de négociation consiste à tirer parti de nos points forts, mais si nous n’avons pas assez de temps ou de compétences, il est préférable de confier à une agence spécialisée la gestion de nos réservations d’hébergement et de négocier les meilleures conditions en notre nom.

Clé 9 : utiliser les bons outils pour gérer les coûts. Il existe désormais plusieurs types de logiciels spécialement conçus pour être utilisés sur des appareils mobiles, qui sont très utiles pour planifier, gérer et calculer (même à l’avance) tous les coûts liés à l’hébergement d’entreprise.

Clé 10 : les facteurs les plus importants dans la gestion de l’hébergement d’entreprise. Les trois facteurs les plus importants sont : durée du projet, le nombre de travailleurs concernés et le budget. Sur la base de ces trois paramètres, toutes les décisions découlant de la gestion du logement d’entreprise doivent être prises : type, catégorie, zone, services nécessaires, etc.

Conseils pour économiser sur les frais d’hébergement

Le volume, tant des travailleurs que du temps passé dans les locaux, permettra également une plus ou moins grande marge de manœuvre dans la négociation des conditions. L’utilisation d’un logiciel spécifique pour gérer les frais de voyage est l’un des moyens les plus rapides et les plus fiables de calculer avec une grande précision les coûts supplémentaires d’hébergement. Une erreur courante dans la détermination de ces coûts est de négliger des questions indirectes et apparemment superflues telles que la nécessité de graphiques ou de matériel ou logiciel spécifique pour faire des présentations, imprimer des rapports ou des documents, etc. Ainsi, les lignes directrices de base sont proposées pour que vous ne manquiez rien : tenir compte de tous les coûts supplémentaires, tant directs qu’indirects. Notez dans un tableau de type Excel les avantages et les inconvénients de chaque type et lieu d’hébergement, en tenant compte des dépenses découlant de chacun d’eux. Sur la base des résultats de ce tableau, choisissez l’hébergement d’entreprise le plus rentable.

Astuces pour la gestion des dépenses appropriées

Vous ne devez pas oublier que chaque type de logement a des services différents, tant en termes de concept que de qualité et que, évidemment, si un service est nécessaire et que le logement réservé ne l’offre pas, il n’y aura pas d’autre choix que de le louer en plus. Il est important de tenir compte du fait qu’en cas de besoin et que le logement choisi ne dispose pas d’une sorte de centre d’affaires, il peut être compliqué et coûteux à réaliser en fonction des tâches, souvent fondamentales pour le projet pour lequel un groupe de travail a été déplacé dans un pays étranger. Toutes ces dépenses supplémentaires peuvent devenir très importantes et déséquilibrer le budget calculé, notamment en fonction du nombre d’employés déplacés et de la durée du séjour. Par exemple, si vous choisissez un hôtel situé dans le centre, juste à côté de votre lieu de travail, même si les frais d’hébergement peuvent être élevés, vous pouvez finir par faire des bénéfices en économisant sur les transports publics ou la location de voiture. En revanche, une chambre d’hôtel ou d’apparthôtel obtenue à un très bon prix, mais située très loin du lieu de travail entraînera des dépenses journalières de transport, de location de voiture, de nourriture supplémentaire, etc. qui finiront probablement par faire de cette option une mauvaise affaire pour l’entreprise. Il en va de même pour les indemnités journalières ou les frais de repas : si, lors de la réservation d’un hôtel, vous choisissez l’option d’une chambre individuelle. Sans entretien, cela entraînera une dépense très importante en indemnités journalières pour les repas, qui pourrait être réduite en choisissant un appartement-hôtel ou un appartement où le travailleur peut préparer lui-même le repas. Diverses études estiment que les économies réalisées sur les indemnités journalières pour cette dernière option se situent entre 20 et 30 %.