Le rôle du représentant fiscal

Afin de conquérir de nouvelles parts du marché, de nombreuses entreprises étrangères n’hésitent pas à implanter leurs bureaux sur des territoires au sein de l’Union européenne tout en continuant de réaliser des opérations taxables dans leur pays. Ces sociétés ont donc l’obligation de désigner un représentant fiscal pour continuer à réaliser leurs activités. Le non-respect de cette règle est fortement sanctionné par les administrations fiscales européennes et empêche ces entreprises de récupérer la TVA. En conséquence, le recours aux services d’un représentant fiscal est indispensable pour respecter les lois et les règlements qui s’appliquent aux sociétés concernées.

Qu’est-ce qu’un représentant fiscal et quel est son rôle ?

Le représentant fiscal joue le rôle d’intermédiaire entre l’administration fiscale d’un pays et des personnes physiques ou morales étrangères. Il a pour mission de garantir l’exactitude des déclarations déposées pour le compte de ses clients étrangers. Il a aussi pour rôle de gérer chaque formalité administrative et fiscale pour son mandant et devient même une nécessité pour les structures qui réalisent des affaires au sein de l’Union européenne. Ainsi, grâce à la représentation fiscale, les entreprises peuvent assurer la qualité des opérations qu’elles effectuent et bénéficier de conseils relatifs à l’assujettissement fiscal dans le pays dans lequel elles sont implantées.

L’objectif principal du représentant fiscal est donc de s’assurer de la conformité des démarches fiscales d’une société tierce et de vérifier la facturation, la TVA, les entrées et les sorties des produits. Il convient de préciser que certaines structures qui ne font pas partie de l’UE ne sont pas obligées de recourir aux services d’un représentant fiscal. Si elles sont déjà soumises à la TVA en France, elles n’ont plus besoin de ce conseiller pour réaliser leurs démarches.

Lorsqu’il est engagé par une entreprise, le représentant fiscal effectue les démarches d’immatriculation pour obtenir le numéro de TVA, puis se charge de déposer les déclarations de TVA. Ensuite, il s’occupe du reversement de la TVA due par la société à l’administration fiscale et dépose les Déclarations d’Échanges de Biens (DEB) ainsi que les Déclarations Européennes de Services (DES). Enfin, il réalise également le dépôt des demandes de remboursement de la TVA.

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Quelles missions doit remplir le représentant fiscal hormis la déclaration de la TVA ?

Un représentant fiscal compétent et expérimenté ne se contente pas de remplir ses missions légales. Il offre également un suivi complet sur toutes les problématiques relatives à la TVA que peut rencontrer la société.

Ainsi, avant l’immatriculation de celle-ci, il analyse son activité afin de s’assurer qu’elle est conforme aux règles en vigueur sur le territoire et pour l’aider à bénéficier de tous les régimes favorables disponibles. Grâce à l’intervention de ce spécialiste, l’entreprise pourra éviter les pièges qui peuvent l’entraîner dans un véritable engrenage et ralentir son activité. Ce professionnel peut également aider la société à définir la bonne stratégie en lui prodiguant de précieux conseils et en tenant compte de ses activités, mais aussi de ses besoins. Ensuite, il vérifie la conformité des factures émises par la société pour empêcher que celle-ci subisse un redressement fiscal. Il vérifie aussi la conformité des factures remises par les fournisseurs ainsi que les documents douaniers et de transport, pour éviter tout problème lors de la récupération de la TVA.

Afin de garantir un remboursement complet et rapide, le représentant fiscal s’assure que la société possède tous les documents obligatoires avant le dépôt de demande de remboursement de la Taxe sur Valeur Ajoutée. Enfin, ce professionnel garantit une veille fiscale réglementaire et informe régulièrement son mandant des futures réformes pour que celui-ci puisse bien se préparer. Par ailleurs, en cas de déclenchement d’un contrôle fiscal par l’administration, le spécialiste accompagne l’entreprise et défend ses intérêts pour lui éviter d’être lourdement sanctionnée en cas d’irrégularités.

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Comment choisir un représentant fiscal ?

Pour bénéficier de l’accompagnement de ce spécialiste, vous devez faire le meilleur choix. Par conséquent, il faudra prendre en compte certains critères très importants.

En premier lieu, assurez-vous de choisir un spécialiste. La TVA est une taxe qui est assez complexe et qui évolue constamment. De fait, n’importe qui ne peut pas s’improviser expert en TVA et gérer toutes les opérations relatives à cette taxe. Il est donc indispensable de privilégier des spécialistes en TVA plutôt que des débutants ou ceux pour qui il est question d’une activité secondaire. Ensuite, tournez-vous vers un représentant fiscal reconnu. Comme nous l’avons évoqué au début de cet article, le représentant fiscal est un intermédiaire entre l’administration fiscale et la société pour laquelle il travaille. Conséquemment, il doit entretenir une relation privilégiée avec les inspecteurs. L’installation de ce lien de confiance prend du temps et exige un professionnalisme rigoureux et sans failles.

De plus, le représentant fiscal est le garant de votre conformité fiscale. Désigner un prestataire qui vient de s’installer ou dont le passif est douteux vous expose au rallongement des délais, à des vérifications fiscales systématiques et à des sanctions plus sévères en cas de problème. Par conséquent, il est fortement conseillé de travailler avec des représentants fiscaux qui sont reconnus par l’administration. Installés depuis de nombreuses années, ces prestataires pourront accélérer les processus et vous éviter les contrôles fiscaux intempestifs.

Sélectionnez également un représentant fiscal dont le capital social est conséquent. Ce professionnel est solidairement responsable envers l’administration fiscale de la TVA due par ses mandants. Son capital social est donc la garantie de sa solvabilité. Si vous choisissez un représentant fiscal dont le capital social n’est pas significatif, ce dernier n’aura aucune crédibilité vis-à-vis de l’administration et celle-ci sera plus suspicieuse envers lui, mais aussi envers vous.

Enfin, sélectionnez un représentant fiscal qui vous pose des questions et s’intéresse à vos activités. De fait, si dès le premier contact, votre interlocuteur vous envoie une offre commerciale sans vous interroger précisément sur votre activité et l’état de votre fiscalité, tournez-vous vers un autre spécialiste. Il est important de noter que le défaut de désignation d’un représentant fiscal est passible de sanctions. Les collaborateurs européens peuvent refuser de traiter avec une entreprise qui ne dispose pas d’un représentant fiscal.