Frais de relance de loyer : légalité

Les frais de relance de loyer cristallisent souvent les tensions entre propriétaires, agences immobilières et locataires. Vous avez peut‑être déjà vu apparaître sur un avis d’échéance des lignes intitulées « frais de relance », « frais de gestion impayé » ou « frais de dossier retard de loyer ». Dans la majorité des cas, ces sommes sont tout simplement illégales. Le cadre posé par la loi du 6 juillet 1989, complété par la loi ALUR et la loi ELAN, est aujourd’hui très clair : les relances simples doivent être gratuites pour le locataire, même si elles sont effectuées par une agence professionnelle. Comprendre ce que recouvre exactement un « frais de relance de loyer », ce qui peut être mis à votre charge et ce qui ne le peut pas, devient indispensable dès que survient un incident de paiement.

Le sujet est d’autant plus sensible que la pression sur les loyers augmente : selon plusieurs études récentes, près de 15 % des locataires en zone tendue déclarent avoir déjà connu au moins un retard de loyer sur les 12 derniers mois, tandis que les procédures pour impayés continuent de progresser d’environ 3 à 5 % par an. Dans ce contexte, certains acteurs tentent encore de contourner le droit en facturant des frais discutables pour chaque rappel. Mieux connaître vos droits permet de distinguer les frais réellement légaux – par exemple ceux d’un commandement de payer par huissier – des frais purement abusifs.

Cadre juridique des frais de relance de loyer : code civil, loi du 6 juillet 1989 et loi ALUR

Définition juridique des frais de relance de loyer selon l’article 7 de la loi du 6 juillet 1989

Juridiquement, les frais de relance de loyer ne sont pas définis comme une catégorie autonome dans la loi du 6 juillet 1989. L’article 7 de cette loi encadre surtout les obligations du locataire : payer le loyer et les charges récupérables aux termes convenus, user paisiblement des locaux, assurer le logement, etc. C’est l’article 4, et non l’article 7, qui précise que toute clause faisant supporter au locataire des frais de relance est réputée non écrite. Autrement dit, même si le bail prévoit noir sur blanc « 15 € de frais de relance à chaque retard », cette clause est juridiquement considérée comme inexistante.

La notion de frais de relance recouvre en pratique tous les coûts que le bailleur ou l’administrateur de biens prétend refacturer au locataire au titre d’un retard : frais de courrier simple ou recommandé, frais de gestion du dossier, facturation forfaitaire par impayé, voire « frais de correspondance ». Le principe est simple : dès lors qu’il s’agit d’un bail d’habitation soumis à la loi du 6 juillet 1989 (location nue ou meublée à titre de résidence principale), ces sommes ne peuvent pas être mises à la charge du locataire, sauf lorsqu’il s’agit de frais de procédure légalement prévus, comme ceux liés à un commandement de payer par commissaire de justice.

Distinction entre relance amiable, mise en demeure et commandement de payer (articles 1344 et 1344-1 du code civil)

Les articles 1344 et 1344‑1 du Code civil introduisent une distinction essentielle entre simple relance, mise en demeure et commandement de payer. La relance amiable correspond à un rappel, souvent par e‑mail, SMS, appel téléphonique ou lettre simple. Elle ne produit pas d’effets juridiques particuliers, si ce n’est de rappeler au locataire ses obligations. Elle ne justifie aucun frais de relance refacturé au locataire.

La mise en demeure, prévue par l’article 1344, est un acte formel par lequel le créancier (le bailleur) somme le débiteur (le locataire) de s’exécuter. Elle peut prendre la forme d’une lettre recommandée avec AR ou d’un acte d’huissier. À partir de cette date, des intérêts de retard au taux légal peuvent courir. Le commandement de payer, dans le cadre d’un bail d’habitation, est encore un cran au‑dessus : il s’agit d’un acte signifié par commissaire de justice visant la clause résolutoire du bail. C’est seulement à ce stade que certains frais deviennent légalement récupérables sur le locataire, car ils s’inscrivent dans une procédure prévue par la loi.

Apports de la loi ALUR et de la loi ELAN sur les charges récupérables et frais imputables au locataire

La loi ALUR du 24 mars 2014 a profondément renforcé la protection des locataires, notamment en matière de charges récupérables et de frais imputables. Elle a précisé que seuls les frais expressément listés par les textes (loi + décrets) peuvent être mis à la charge du locataire. La loi ELAN de 2018 a complété ce cadre, en clarifiant plusieurs points liés aux baux meublés et à la colocation, sans remettre en cause l’interdiction des frais de relance.

Dans ce contexte, la facturation d’un « forfait impayé » par certains gestionnaires, couvrant soit‑disant les frais administratifs de suivi (relances téléphoniques, e‑mails, courriers simples) reste dépourvue de base légale. Les statistiques publiées depuis 2019 par plusieurs associations de consommateurs montrent que plus de 60 % des litiges « frais de relance de loyer » sont tranchés en faveur du locataire lorsqu’ils arrivent devant le juge. Cette tendance illustre la solidité du cadre instauré par ALUR et confirmé par ELAN.

Rôle des décrets n°87-713 et n°2015-1437 dans l’encadrement des frais facturables

Le décret n°87‑713 du 26 août 1987 dresse la liste des charges récupérables sur le locataire : dépenses d’eau, chauffage, ascenseur, entretien des parties communes, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, etc. Aucune ligne ne concerne les frais de relance de loyer. Ce silence n’est pas un oubli ; il signifie que ces frais ne figurent pas parmi les charges que vous pouvez légalement vous voir imputer.

Le décret n°2015‑1437 du 5 novembre 2015 encadre quant à lui les honoraires de location facturables au locataire (visite, constitution du dossier, rédaction du bail, état des lieux). Là encore, les frais liés à l’impayé de loyer n’apparaissent pas. La logique générale du législateur est donc limpide : la gestion courante et les coûts administratifs, y compris en cas de retard de paiement, relèvent de la charge du bailleur ou de l’agent immobilier, et non du locataire.

Légalité des frais de relance de loyer : principes généraux et jurisprudence récente

Principe de gratuité des relances simples : analyse des décisions de la cour de cassation (3e civ., 9 juin 2015, n°14-13.514)

La Cour de cassation a confirmé à plusieurs reprises le principe de gratuité des relances simples pour le locataire. Dans un arrêt du 9 juin 2015 (3e civ., n°14‑13.514, dans la lignée d’un précédent arrêt du 13 juillet 2011), la haute juridiction a rappelé que la clause mettant à la charge du locataire des frais de relance était réputée non écrite, en application de l’article 4 de la loi du 6 juillet 1989.

Cette décision a une portée pratique très concrète : si votre bailleur vous facture, par exemple, 20 € pour un e‑mail de rappel ou 30 € pour un courrier simple après un retard de loyer, ces sommes n’ont aucun fondement légal. La jurisprudence récente applique strictement ce principe, y compris lorsque les frais sont présentés sous des dénominations plus neutres comme « frais de gestion » ou « frais administratifs liés à l’impayé ». Les juges recherchent le fond plutôt que la forme et annulent systématiquement ce type de facturation lorsqu’ils sont saisis.

Clauses pénales et clauses abusives dans les baux d’habitation : contrôle de la DGCCRF et de la commission des clauses abusives

Les clauses pénales prévoyant une somme forfaitaire en cas de retard – par exemple 50 € par échéance payée après le 5 du mois – sont assimilées à des clauses abusives dans les baux d’habitation soumis à la loi de 1989. La Commission des clauses abusives et la DGCCRF rappellent régulièrement que de telles clauses créent un déséquilibre significatif entre les droits et obligations des parties au détriment du consommateur‑locataire.

Les contrôles menés ces dernières années par la DGCCRF auprès de grands réseaux ont mis en évidence un taux de non‑conformité parfois supérieur à 20 % sur les modèles de baux utilisés, notamment à cause de clauses de pénalité de retard ou de « frais de correspondance en cas d’impayé ». Lorsque ces pratiques sont détectées, les professionnels s’exposent à des injonctions de suppression de clauses, voire à des sanctions administratives. Pour le locataire, l’effet est clair : même signée, une telle clause est inopposable et peut être ignorée.

Position des juridictions de proximité et tribunaux judiciaires sur la facturation de 10 à 30 € par courrier de relance

Les décisions rendues par les tribunaux de proximité (aujourd’hui intégrés aux tribunaux judiciaires) montrent une ligne constante : la facturation de 10 à 30 € par courrier de relance est jugée illégale dans les baux d’habitation régis par la loi du 6 juillet 1989. Dans plusieurs dossiers récents analysés par des observatoires associatifs, les juges ont ordonné le remboursement intégral des frais de relance perçus sur les trois dernières années, parfois pour des montants cumulés de plusieurs centaines d’euros.

Les tribunaux sanctionnent aussi bien les bailleurs particuliers que les agences. Un argument régulièrement rejeté consiste à invoquer le coût du temps passé, « l’usure des systèmes informatiques » ou le coût des timbres. En droit, ces éléments relèvent de la gestion interne du propriétaire ou du gestionnaire et ne peuvent être mis à la charge du locataire, sauf disposition légale expresse – qui n’existe pas pour les relances simples.

Limites posées par le droit de la consommation (articles L212-1 et suivants du code de la consommation)

Le locataire est également un consommateur au sens du Code de la consommation. Les articles L212‑1 et suivants prohibent les clauses créant un déséquilibre significatif entre les droits et obligations des parties au détriment du consommateur. Une clause qui impose des frais fixes de relance, non prévus par la loi et sans contrepartie réelle, relève typiquement de ce champ.

Concrètement, cela signifie que vous pouvez invoquer non seulement la loi de 1989, mais aussi le droit de la consommation pour écarter un article de bail prévoyant pénalités, frais de relance, frais de mise en demeure forfaitaires, ou encore « frais de transfert au service contentieux » hors procédure légale. Les juges combinent souvent ces deux ensembles de textes pour renforcer la protection du locataire, en annulant la clause et en ordonnant, lorsque c’est demandé, la restitution des sommes indûment payées.

Différences de régime entre bail d’habitation nue, meublée, colocation et bail commercial

Frais de relance dans les baux soumis à la loi de 1989 (location nue et meublée à usage de résidence principale)

Pour les locations nues et meublées constituant la résidence principale du locataire, le régime est unifié depuis la loi ALUR : la loi du 6 juillet 1989 s’applique pleinement. Les frais de relance de loyer sont donc interdits, qu’il s’agisse d’un logement vide ou meublé, en gestion directe ou via une agence. La clause abusivement insérée dans un bail type ou un avenant est réputée non écrite, quel que soit le nom donné à ces frais.

Une nuance importante mérite d’être rappelée : si la répétition des retards de paiement est avérée, le bailleur peut décider de ne pas renouveler le bail pour motif légitime et sérieux. Cette sanction est parfaitement légale et parfois confirmée par les tribunaux. Autrement dit, le propriétaire ne peut pas se « dédommager » via des frais de relance, mais peut, en cas de retards répétés, mettre un terme au contrat dans le respect des délais et formes prévus par la loi.

Mentions spécifiques dans les baux commerciaux (article L145-40-2 du code de commerce et charges locatives)

Le régime est très différent pour le bail commercial. L’article L145‑40‑2 du Code de commerce et les textes spécifiques au bail commercial laissent aux parties une plus grande liberté contractuelle. Les loyers et charges, y compris certaines pénalités ou frais de relance, peuvent être mis à la charge du locataire professionnel, sous réserve d’une clause claire et précise.

Cependant, même en matière commerciale, la jurisprudence contrôle les abus trop flagrants. Des pénalités disproportionnées par rapport au montant du loyer ou à la gravité du retard peuvent être réduites par le juge en application de l’article 1231‑5 du Code civil. Pour un entrepreneur ou un commerçant, la vigilance s’impose au moment de signer le bail : une ligne mentionnant « 40 € par lettre de relance » peut être valable en bail commercial, mais fera l’objet d’un contrôle de proportionnalité si un litige survient.

Colocation avec bail unique ou baux multiples : solidarité, clause de pénalité et frais de relance partagés

En colocation, la configuration du bail a un impact majeur. Avec un bail unique comportant une clause de solidarité, chaque colocataire est considéré comme solidairement responsable du paiement intégral du loyer et des charges récupérables. En cas de retard, le propriétaire peut donc se retourner contre n’importe lequel pour le tout. En revanche, même en colocation, les frais de relance simples restent interdits dès lors que le bail est soumis à la loi de 1989.

Avec des baux multiples (un bail par chambre), la solidarité disparaît, mais l’interdiction de facturer des frais de rappel demeure. Certains baux de colocation proposés par de grandes enseignes ont longtemps mentionné des pénalités de retard ou « frais de recouvrement amiable ». Ces formulations sont progressivement abandonnées sous la pression des associations de locataires et des décisions de justice, qui rappellent le caractère abusif de ces clauses.

Cas particuliers des résidences étudiantes, résidences services et conciergeries type nexity, foncia, sergic

Les résidences étudiantes privées, résidences services ou logements gérés par des conciergeries modernes (grands administrateurs de biens, plateformes digitales) peuvent parfois créer un sentiment de flou. Les contrats sont souvent standardisés, avec de nombreuses rubriques : frais de réservation, frais de dossier, frais de ménage, services à la carte… Certains gestionnaires ont tenté d’y glisser des lignes de « frais de relance » ou de « mise en contentieux interne ».

En réalité, tant que le logement constitue la résidence principale du locataire et que le bail est soumis à la loi de 1989, la même règle s’applique : aucune facturation de relance simple n’est possible. Les enquêtes menées depuis 2020 par plusieurs associations montrent que, dans plus de 70 % des cas où les locataires contestent ces frais auprès de ces grands gestionnaires, ceux‑ci acceptent un remboursement amiable dès qu’un rappel des textes est produit. L’effet d’intimidation joue souvent, alors que la base légale fait clairement défaut.

Frais de relance de loyer imputables ou non au locataire : typologie et exemples concrets

Relance téléphonique, e-mail et SMS : absence de base légale pour une refacturation au locataire

Les relances par téléphone, e‑mail ou SMS font désormais partie de la gestion courante. Des logiciels de gestion locative comme Rentila ou d’autres solutions cloud permettent d’automatiser ces rappels. Sur le plan juridique, ces relances dématérialisées n’ont aucun statut particulier : ce sont de simples rappels amiables qui ne justifient aucun frais de relance répercuté au locataire.

Certains gestionnaires avancent l’argument du « service supplémentaire » pour tenter de justifier des facturations, par exemple « 5 € par SMS de relance ». Cet argument ne tient pas plus que l’analogie d’un supermarché qui facturerait un supplément simplement pour imprimer un ticket de caisse. La prestation fait partie intégrante de la gestion du bail et ne peut être ventilée séparément au détriment du locataire.

Lettre de relance simple vs lettre recommandée avec AR : coûts réels, provisions et limites de facturation

Le coût réel d’une lettre simple ou recommandée est parfois utilisé comme prétexte : timbre, papier, temps de traitement. Pourtant, le droit de la location d’habitation considère ces dépenses comme des frais de gestion supportés par le bailleur ou l’agence. Même si une relance est envoyée en recommandé avec accusé de réception, son coût ne peut pas être récupéré sur le locataire en dehors d’une procédure prévue par la loi (mise en demeure ayant valeur de commandement dans certains cas, commandement de payer par commissaire de justice, etc.).

Pour illustrer la différence, le tableau suivant synthétise les principaux cas de figure :

Pour un bailleur, la bonne pratique consiste à intégrer ces coûts dans le calcul global de la rentabilité, plutôt qu’à tenter de les refacturer illégalement. Pour un locataire, le réflexe utile est de vérifier chaque ligne figurant sur l’avis d’échéance et de contester immédiatement tout intitulé ambigu lié à un retard.

Commandement de payer délivré par huissier (commissaire de justice) : frais légalement récupérables

Le commandement de payer est l’étape à partir de laquelle certains frais deviennent légalement récupérables sur le locataire. Délivré par un commissaire de justice, il vise en général la clause résolutoire du bail et ouvre un délai de deux mois pour régulariser la dette ou saisir le juge pour demander des délais. Les frais d’acte (émoluments réglementés, droits fiscaux, débours) font alors partie de la créance et peuvent être réclamés au locataire en plus des loyers et charges impayés.

Dans la pratique, cela ne signifie pas que ces sommes seront toujours recouvrées, notamment en cas d’insolvabilité. Mais, sur le plan juridique, à la différence des simples frais de relance, ces coûts s’inscrivent dans une procédure formalisée par la loi du 6 juillet 1989 et par les textes encadrant la profession de commissaire de justice. Pour le locataire, l’arrivée d’un commandement de payer doit être perçue comme un signal d’alerte majeur, bien différent d’un simple e‑mail de rappel.

Frais de dossier, frais de mise en contentieux, frais d’ouverture de sinistre impayé : clauses réputées non écrites

Les intitulés se diversifient, mais la logique reste la même. Les baux ou avis d’échéance mentionnent parfois :

• « frais de mise en contentieux » en cas de retard de plus de 30 jours ;
• « frais d’ouverture de sinistre impayé » lorsque l’assurance loyers impayés est activée ;
• « frais de dossier » ou « frais de suivi d’impayé » facturés au forfait.

Toutes ces lignes sont, dans un bail d’habitation régi par la loi de 1989, réputées non écrites. Même si le contrat les prévoit, elles n’ont aucune valeur contraignante. Une analogie utile consiste à les comparer à une clause indiquant que « le locataire renonce à son droit au préavis réduit en zone tendue » : la loi prime sur le contrat, et ce dernier ne peut pas retirer des droits accordés par le législateur.

Exemples de pratiques de grands administrateurs de biens (foncia, citya, orpi gestion) et position des associations de consommateurs (CLCV, UFC)

Chez certains grands administrateurs de biens, des pratiques de facturation de frais de relance ont longtemps été observées : 8 à 15 € pour une relance simple, parfois davantage pour un courrier recommandé interne. Sous la pression des contentieux et des interventions des associations de consommateurs (CLCV, UFC‑Que Choisir, Confédération Nationale du Logement), ces professionnels ajustent progressivement leurs modèles de bail et leurs grilles tarifaires.

Les associations constatent toutefois encore, chaque année, plusieurs centaines de réclamations sur ce sujet. Les données publiées indiquent que plus de 80 % des demandes de remboursement aboutissent favorablement lorsque les locataires mobilisent la loi de 1989 et la jurisprudence de la Cour de cassation, souvent appuyés par un avis d’ADIL. En tant que locataire, le fait de rappeler calmement, par écrit, ces références légales suffit fréquemment à obtenir un avoir ou un remboursement.

Encadrement des frais de relance par les contrats de gestion locative et les logiciels de gestion (PAP, SeLoger, rentila)

Les contrats de gestion locative signés entre bailleurs et agences immobilières prévoient parfois que l’agence pourra facturer au bailleur des frais supplémentaires en cas de gestion d’impayé : suivi spécifique, déclarations à l’assurance loyers impayés, temps passé à la préparation du dossier judiciaire. Ces frais sont alors supportés par le propriétaire, non par le locataire. Les modèles de contrats proposés par des plateformes comme PAP ou SeLoger insistent d’ailleurs sur cette répartition des charges, pour éviter précisément toute confusion.

Les logiciels de gestion locative, qu’ils soient destinés aux particuliers ou aux professionnels, intègrent souvent des fonctions d’édition automatique de lettres de relance, de statistiques d’impayés, voire de calcul d’intérêts de retard lorsque la loi l’autorise en dehors des baux d’habitation. Pour sécuriser vos pratiques en tant que bailleur, il est essentiel de paramétrer ces outils de manière conforme à la loi : aucun poste « frais de relance locataire » ne doit apparaître sur les avis d’échéance ou quittances générés pour des logements soumis à la loi du 6 juillet 1989.

Recours du locataire face à des frais de relance illicites : contestation, mise en demeure et saisine du juge

Identification d’une clause abusive ou réputée non écrite dans un bail type (ANIL, FNAIM, UNPI)

Pour identifier une clause abusive, la première étape consiste à relire attentivement votre bail. De nombreux baux types issus d’organisations professionnelles (FNAIM, UNPI) respectent désormais les interdictions de la loi. D’autres modèles plus anciens peuvent cependant contenir encore des articles formulés ainsi : « En cas de retard de paiement, le locataire sera redevable de X € de frais de relance par courrier » ou « Toute relance donnera lieu à la facturation de frais de gestion de Y € ».

Dès qu’une telle formulation apparaît, vous avez affaire à une clause réputée non écrite. Un conseil pratique consiste à comparer le bail avec les documents d’information fournis par des organismes publics ou para‑publics (comme l’ANIL ou l’ADIL) afin de repérer les écarts. Le délai pour agir en restitution des sommes indûment facturées est de trois ans à compter de la facturation abusive, ce qui laisse en général une marge de manœuvre confortable pour engager une démarche.

Modèle de courrier de contestation des frais de relance et mise en demeure de remboursement

La contestation des frais de relance illicites se fait idéalement par écrit, de préférence par lettre recommandée avec AR. Un modèle de courrier simple peut suivre cette structure :

1. Rappel des faits (dates, montants, intitulés des frais de relance).
2. Rappel des textes applicables (article 4 de la loi du 6 juillet 1989, jurisprudence de la Cour de cassation, notion de clause réputée non écrite).
3. Demande expresse de suppression des frais à venir et de remboursement des sommes perçues sur les trois dernières années.

Le ton peut rester ferme mais courtois. L’objectif est d’inciter le bailleur ou l’agence à régulariser spontanément la situation, sans passer par un contentieux. En pratique, une grande partie des litiges se résolvent à ce stade, surtout lorsque la lettre fait clairement apparaître la maîtrise du cadre juridique. Pour un locataire, l’enjeu est significatif : sur plusieurs années, la restitution de frais de relance peut représenter plusieurs centaines d’euros.

Procédure devant la commission départementale de conciliation et le tribunal de proximité

Si la contestation amiable reste sans effet, la commission départementale de conciliation (CDC) peut être saisie gratuitement pour les baux d’habitation régis par la loi de 1989. Cette instance paritaire réunit des représentants de bailleurs et de locataires et rend un avis après audition des parties. Même si cet avis n’a pas force obligatoire, il constitue un élément de poids en cas de saisine ultérieure du tribunal.

En l’absence d’accord, le locataire peut saisir le tribunal de proximité du lieu de situation de l’immeuble pour demander la restitution des frais de relance indûment perçus. La procédure peut se dérouler sans avocat. Les juges examinent alors le bail, les avis d’échéance, les justificatifs de paiement et appliquent le principe de clause réputée non écrite. Les statistiques des juridictions montrent que les juges ordonnent fréquemment le remboursement intégral, parfois assorti de dommages‑intérêts en cas de pratiques particulièrement insistantes ou de pressions indues.

Signalement des pratiques abusives à la DGCCRF, à l’ADIL et aux associations de locataires

Au‑delà de votre cas personnel, les pratiques répétées d’un professionnel ou d’un grand gestionnaire peuvent être signalées à la DGCCRF, qui dispose d’un pouvoir d’enquête et de sanction en matière de clauses abusives et de pratiques commerciales trompeuses. Les associations de défense des locataires recueillent également des témoignages pour alimenter leurs actions collectives, leurs études et leurs interventions auprès des pouvoirs publics.

Une ADIL locale peut enfin vous fournir un avis juridique personnalisé et gratuit, utile pour calibrer vos démarches. En cumulant ces recours, vous contribuez à faire évoluer les pratiques du marché et à réduire la fréquence de ces frais de relance illicites. Ce levier collectif renforce l’efficacité du cadre légal déjà très protecteur et vous permet de sécuriser vos relations locatives, que vous soyez locataire occasionnel ou occupant de longue durée.