En tant que chef d'entreprise, artisan, commerçant ou en profession libérale, il arrive que vos clients ou patients ne payent pas vos factures. Plusieurs solutions s'offrent à vous, dont la lettre de rappel. Avant de l'envoyer, il vous faut attendre le délai de recouvrement qui a été signé ou qui est stipulé dans le
règlement. Cependant, vous n'êtes pas obligé de réclamer votre argent par cette pratique. Vous pouvez envoyer une lettre de mise en demeure dès que ce délai de paiement est dépassé.
Les différentes étapes à respecter concernant l'envoi de la lettre
Cette lettre de
recouvrement reste la première étape lorsque vous souhaitez que votre facture soit réglée dans les plus brefs délais. Vous pouvez néanmoins commencer par un appel téléphonique. Le contenu du courrier doit permettre de ne pas avoir recours à d'autres moyens de pression. Cette lettre doit obligatoirement être accompagnée de la copie de la facture initiale. Il est conseillé de l'envoyer en recommandée dans le cas où le mauvais payeur perdrait le courrier ou mentirait sur la réception de celui-ci. S'il n'engendre pas d'effets sur la personne visée, d'autres étapes vous sont proposées ainsi que des
modèle de lettre de relance pour impayés. En général, une seconde lettre de rappel doit être envoyée si vous n'avez toujours pas obtenu gain de cause. Sans réaction de la part de votre client, vous pouvez engager une p
rocédure judiciaire.
Le ton à employer dans une lettre de rappel
Dans la forme, cette lettre doit montrer à la personne concernée que vous savez rester courtois et que vous ne lui manquez pas de respect. Les formules de politesse ne doivent pas être négligées. La tonalité doit montrer votre fermeté, mais ne doit pas faire preuve d'agressivité. Les menaces et les insultes sont punies par la loi. De même, vous ne devez pas faire figurer des notions d'ordre judiciaire ou d'actes d'huissier. Vous risqueriez une peine de 1 an d'emprisonnement et de 15 000 euros d'amende. Par ailleurs, vous n'avez pas le droit de faire figurer en en-tête le nom d'un avocat, d'un huissier ou d'une société de recouvrement.
Le contenu de la lettre de relance
La rédaction de la lettre de rappel dépend de la situation à laquelle vous êtes confronté, selon votre profession, l'activité ou la finalité des travaux. Ce courrier doit laisser apparaître le numéro et la date de la facture, ainsi que le montant, les pénalités de retard et frais de
recouvrement le cas échéant. Il est également nécessaire de rappeler la date à laquelle la personne aurait dû payer le solde. Si un appel téléphonique ou un message a précédé la lettre, il est nécessaire de le signaler. Ensuite, vous devez rester bref et ne pas rentrer dans les détails. Vous déclarez avoir le droit d'être rémunéré dans les meilleurs délais et prouvez que vous connaissez les conséquences du non-recouvrement. Sans réaction de la part du client, vous pouvez passer par la lettre de mise en demeure et à la
procédure judiciaire.
