Les frais de personnel sont l’un des postes budgétaires les plus importants de tout type d’entreprise. Ils ne doivent pas être considérés comme une simple dépense, mais comme des générateurs de profit. C’est pourquoi il est important de connaître en détail ce poste, ses composantes et son classement. Quel est le budget du personnel ? Quels sont les postes inclus dans les frais de personnel ? Les clés pour élaborer le budget parfait pour les frais de personnel ? Classification des budgets ? et les avantages de l’automatisation des budgets ?

Comment établir un budget de frais de personnel ?

Pour la préparation du budget des frais du personnel, les entreprises doivent suivre la route indiquée en gardant en tête les contraintes liées au budget. C’est-à-dire le plan économique qui permet à une entreprise d’estimer ses revenus, de calculer ses dépenses, d’allouer des ressources, d’établir des priorités et de déterminer si les objectifs fixés sont atteints. Pour ce faire, il est important d’analyser la situation actuelle, d’être clair sur les objectifs à atteindre au cours de l’année à venir, de calculer le montant des revenus qui devraient être atteints et de rendre compte des sommes qui devront être investies pour y parvenir. Tenir compte du budget de l’année précédente et des prévisions futures. Il est important de recueillir des données telles que les coûts de l’année en cours, le nombre de travailleurs prévu pour l’année suivante, le taux de rotation du personnel, le coût des avantages, les changements dans les politiques ou les lois de l’entreprise, etc. Occupez-vous de l’une de ces deux typologies : incrémentielle (basée sur le budget actuel pour faire des ajustements en fonction des attentes) ou nouvelle (en partant de zéro). Il faut respecter un calendrier de planification et de développement. Vous devez attribuer une limite à chaque catégorie de dépenses, comptabiliser les revenus mensuels, les dépenses de chaque mois (fixes et variables), la différence entre les deux et définir le flux de trésorerie.

Ainsi, il est conseillé de faire une projection annuelle. Répartissez les coûts total sur les mois ou les trimestres. Cela donne au service financier ou au comptable un bon outil pour contrôler la trésorerie du service mois par mois. Le budget des ressources humaines devrait être revu périodiquement. Il est ainsi possible de détecter tout écart et de procéder aux ajustements nécessaires le moment venu. Une fois le budget établi, il doit être respecté. En plus de tout ce qui précède, il est très utile de regrouper les différents articles par centre de coûts et, à l’intérieur du centre de coûts, par le code de compte que vous avez établi pour cet article. Le domaine des finances ou de la comptabilité fournit normalement aux ressources humaines la liste des centres de coûts qui sont déterminés pour chaque entreprise, ainsi que toutes les informations nécessaires. Ce poste doit comprendre tous les coûts découlant du paiement des avantages et des incitations aux employés. L’idéal serait de connaître le pourcentage de personnel dans chaque département.

Quels sont les objectifs du budget des ressources humaines ?

Créer un budget exclusivement consacré aux dépenses de personnel est aujourd’hui essentiel, car attirer et retenir les talents est un coût très élevé pour les entreprises. Cette ligne budgétaire sera le pilier sur lequel repose tout le poids du plan des ressources humaines. Leur but n’est autre que d’essayer d’optimiser la recherche de personnel, de gérer la sélection, de les former et de motiver le personnel pour qu’il s’implique davantage dans l’entreprise. La réussite d’une entreprise est entre les mains des travailleurs. Les entreprises les plus performantes le savent et les considèrent comme l’atout le plus précieux. C’est pourquoi il est important de savoir à tout moment de combien de travailleurs une entreprise a besoin, dans quels services elle sera située, le type de contrat qu’elle aura, les salaires qu’elle gérera et quelles sont les connaissances et les compétences requises : Code (du poste budgétaire) Budget total (budget initial plus modification), écart (pourcentage du budget total). Outre ces coûts fixes, il en existe d’autres qui peuvent varier en fonction de l’activité de l’entreprise, des besoins qui se présentent, etc. Nous pouvons trouver les exemples suivants : la prévention et les services médicaux. Les vêtements de travail et les moyens de prévention et de protection. Les frais de voyage d’affaires également, tels que le kilométrage, les indemnités journalières, l’hébergement, les déplacements ; que ce soit pour des événements ou des réunions d’affaires ou autre.

Il ne faut pas négliger non plus les frais de recrutement et de sélection : insertion dans des sites ou portails d’emploi, annonces de recrutement, frais d’agence, vérification des antécédents, déplacements liés au recrutement, développement et maintenance du site web, ou coûts du système de suivi des candidats. Les frais de formation et de développement : programmes externes, frais de voyage, frais d’examen de certification, programmes internes, salaires des formateurs, matériel de programme, fournitures pour les participants, location d’équipement audiovisuel, etc. Abonnements, livres, adhésions, bases de données. Relations avec les syndicats et les employés : programmes de reconnaissance, prix de service, frais d’avocat du travail, frais de réinstallation du travail, frais de relations de travail, etc.

Comment répartir les lignes budgétaires aux frais du personnel ?

Dans les dépenses variables, il est important d’inclure une ligne pour les dépenses éventuelles. L’une des erreurs les plus fréquentes commises par les entreprises est de ne pas tenir compte des éventuels imprévus qui peuvent survenir. Cela peut aller de voyages d’affaires non planifiés à l’embauche d’une personne pour remplacer un congé. Si vous ne voulez pas que cet argent reste immobile, faites-le travailler, mais investissez le dans des produits que vous pourrez racheter le moment venu . Maintenant que vous savez quels éléments inclure, vous devez élaborer un budget pour les ressources humaines qui soit clair et qui implique tous les services, en particulier les finances et la gestion.

Voici un exemple de la répartition des lignes budgétaires relatives aux frais de personnel. En premier lieu, le recrutement , cela consiste la  publicité pour attirer du personnel, portails de l’emploi, frais des agences de recrutement, coût des tests de sélection, examens médicaux préalables à l’embauche d’un nouvel employé, etc. En second lieu, le développement des entreprises : formation, enquêtes sur le climat de travail, conseil, etc. Ensuite, la formation et le développement : location d’équipements, plateformes de développement virtuel, coût du matériel d’appui, frais de consultation, etc. Sans oublier le bien-être : prévention des risques professionnels, programmes d’assistance médicale, adaptation des installations… Relations avec les syndicats : conseils juridiques, frais de réinstallation des travailleurs… Le département des ressources humaines : cela comprendrait les salaires, les heures supplémentaires, les incitations, l’assurance invalidité ou les régimes complémentaires (tels que l’assurance maladie ou l’assurance vie), etc. La production : paiement des free-lances, par exemple. Enfin, la représentation : les frais de représentation doivent être indiqués séparément du reste et différenciés les uns des autres, car de cette façon, vous pouvez voir lesquels fonctionnent le mieux. N’oubliez pas d’inclure les besoins actuels et prévus. C’est la seule façon de rendre le budget réaliste.

De même, il est important de tenir compte des erreurs les plus courantes commises dans la planification des coûts des ressources humaines afin de ne pas y tomber. Il faut être attentif aux détails, comme ils peuvent l’être : les devises étrangères lorsque les dépenses proviennent d’un autre pays, ce qui est souvent le cas des voyages d’affaires ou des travailleurs expatriés. Il faut analyser les dépenses réelles de l’année précédente afin d’ajuster les postes qui ont été insuffisants ou lorsqu’il reste de l’argent. Il faut contrôler également le budget pour voir s’il est respecté, si des écarts se produisent et, si oui, quelle en est la cause. Il est important de tenir compte de facteurs externes tels que les variations de l’IPC, les augmentations du prix du pétrole (qui auront un impact direct sur le prix des kilomètres et des billets de transport public) ou les modifications de la loi.

Gestion de la classification budgétaire

L’étape suivante consiste à décider du type de plan le mieux adapté à votre entreprise. La classification des budgets est divisée en plusieurs types : selon le type d’entreprise : publique ou privée. Selon la technique d’évaluation : estimations et norme. En fonction du contenu : principal et auxiliaire. Les premiers comprennent les points les plus importants de l’ensemble des départements, tandis que les auxiliaires ne se réfèrent qu’à un seul domaine. En fonction de la flexibilité : ils peuvent être flexibles ou fixes (également appelés “assignés). Comme on peut le déduire de leur nom, ils sont les premiers à autoriser certaines modifications dans certaines limites. En revanche, les fixes ne donnent lieu à aucune modification. Selon leur périodicité : court (un an), moyen (plus d’un an) ou long terme (à partir de 3 ans). Selon le domaine d’application : vous devez en choisir un en fonction des besoins de votre entreprise. La division la plus courante est la suivante : budget principal, c’est la somme de tous les budgets qui sont généralement utilisés par les grandes entreprises. Il est nécessaire de prendre en compte le budget de fonctionnement autant de variables externes que possible. C’est la seule façon de faire des prévisions correctes pour l’avenir. Le budget de trésorerie est recommandé pour les petites entreprises qui ont des revenus et des dépenses quotidiennes faciles à calculer. Ainsi, le budget des ventes et des revenus est comme le précédent, mais les quantités sont ventilées individuellement. Ensuite, le budget de production est l’un des plus utilisés, notamment dans les opérations de vente. Tous les coûts de production sont inclus, de la main-d’œuvre propre au travail sous-traité. Le budget du Trésor permet de faire une prévision de l’argent dont dispose l’entreprise. Le budget de la collecte tient compte de l’afflux d’argent attendu et le budget des dépenses reflète les investissements et les dépenses. Enfin, le budget des achats qui sert à calculer la somme d’argent à investir pour acheter les matières premières nécessaires. 

Avantages de l’automatisation des budgets

Comme vous l’avez vu, la préparation d’un budget pour les dépenses de personnel implique de passer de nombreuses heures à faire des calculs et à préparer une liste de tous les aspects à inclure. Les tableurs sont toujours utilisés, mais il est facile de commettre des erreurs, de rendre le budget incomplet, de ne pas enregistrer les changements de dernière minute ou de le rendre obsolète avant son exécution. En fin de compte, l’entreprise est exposée à d’éventuels incidents internes et externes qui peuvent ralentir sa croissance. C’est pourquoi le plus opérationnel est d’utiliser des plateformes en ligne qui aident les services comptables et financiers à automatiser les processus, de la gestion des salaires aux frais de déplacement. Ils vous aideront également à gérer votre personnel interne ou votre charge de travail, entre autres avantages. Avec des plateformes comme Captio, les frais de déplacement du personnel mobile sont triés et classés par catégorie. D’un simple clic, les responsables de la comptabilité peuvent vérifier si les différents services respectent le budget alloué. Vous pouvez également, si vous le souhaitez, faire une étude de toutes les dépenses déclarées et des modes de paiement. Il est également possible de mettre en place des alertes automatiques pour toutes les dépenses de l’entreprise qui ne sont pas conformes à la politique en matière de frais de voyage. Comme tout est automatisé, en quelques secondes vous pouvez savoir qui dépense, de quel type d’argent il s’agit, combien il coûte, à quel centre de coûts il appartient, etc. Pas d’erreurs, pas de fraude, pas de paperasserie, pas de tâches manuelles, que du positif pour votre entreprise.