Le temps où un simple tableur suffisait largement pour gérer un projet est bel et bien révolu. Les projets accueillent maintenant des intervenants présents parfois sur des sites géographiques différents, nécessitent la réalisation de tâches de plus en plus complexes, souvent couplées à d'autres outils métiers comme la comptabilité ou la gestion des ressources humaines. Trouver le logiciel adapté à ses besoins et à son budget demande donc un peu de travail en amont.
Un logiciel de gestion de projets, pourquoi faire ?
La gestion de projet est un domaine relativement vaste tant les possibilités sont nombreuses. On peut trouver de nombreux points communs dans tous les projets. Néanmoins, leur gestion sera différente en fonction de leur domaine. La conduite à tenir ne sera pas la même s'il s'agit d'un projet informatique, de construction, de rédaction d'un ouvrage, pour quelques personnes ou pour une ou plusieurs grosses équipes, localisées au même endroit ou au contraire éloignées géographiquement. En fonction de tous ces critères, et d'autres encore, vous pourrez être amenés à faire différents choix. La solution retenue pourra être distribuée, ou bien locale ou en mode SaaS ou les deux, comme le montre www.z0gravity.com.
L'objectif principal d'un logiciel de gestion de projet est d'augmenter votre rentabilité. Pour cela, vous devez disposer d'outils vous permettant d'optimiser vos processus en automatisant certaines tâches et de services liés à la gestion du temps, des effectifs et de l'avancement du projet.
La fonction principale reste la planification, la répartition des tâches entre les différents intervenants et leur ordonnancement. Viennent en complément le suivi en temps réel de l'avancement, la gestion des budgets en fonction des objectifs, la réalisation de bilans ou encore le suivi de la facturation.
Déterminer les fonctionnalités indispensables
Avant de choisir un logiciel de gestion de projet, il est important de déterminer quelles fonctionnalités doivent être impérativement présentes et lesquelles peuvent être optionnelles.
La plupart des logiciels proposeront au minimum une gestion des tâches (découpage, priorisation, affectation, suivi) et des personnes chargées de les réaliser. Il est tout à fait possible de se contenter de ces fonctionnalités de base pour des projets de petite envergure. Il suffit de pouvoir obtenir une bonne visibilité des différentes échéances et du calendrier global. En revanche, dès que la taille du projet augmentera, cette solution atteindra ses limites et d'autres fonctionnalités seront nécessaires.
Plus il y aura d'intervenants dans un projet, et plus une gestion de travail collaboratif intégrée sera nécessaire. Le partage de données et de documents avec une gestion des versions devient indispensable. De la même façon, il pourra être nécessaire d'intégrer la gestion d'approvisionnement et de stocks, de la facturation et même de la relation client.
Solutions payantes/gratuites et locales/SaaS ?
Il existe de nombreux logiciels de gestion de projets gratuits répondant parfaitement aux besoins de petits projets. Les projets plus importants devront généralement se tourner vers des solutions ou des options payantes afin de profiter de fonctionnalités avancées, voire totalement intégrées au SI de l'entreprise.
Il est important également de déterminer si vous souhaitez une solution locale, installée sur un serveur géré par l'entreprise, ou en mode SaaS, hébergée dans le cloud, avec une administration tierce. Les deux options ont des avantages et des inconvénients.
L'avantage d'une solution hébergée localement, c'est que vous aurez le contrôle total. Vous en ferez ce que vous voudrez, en gérerez l'accessibilité et les fonctionnalités. La contrepartie, c'est que la maintenance sera à votre charge. Vous devrez donc assurer la sécurité de la solution (accès, sécurité des données, antivirus, anti-intrusion, sauvegardes et restaurations…). C'est un coût non négligeable si la solution prend de l'ampleur ou que vous n'avez pas directement les ressources à votre disposition.
En mode SaaS, vous louez en quelque-sorte l'accès au logiciel. Il est hébergé dans le cloud et vous y avez accès de n'importe où. Si vous perdez en partie le contrôle sur la solution, vous y gagnez en revanche en termes de maintenance (assurée par les équipes du prestataire, la solution est toujours à jour, les données sauvegardées, les accès filtrés…). La collaboration entre équipes éloignées géographiquement est également facilitée puisqu'il suffit d'une connexion Internet et de droits suffisants pour utiliser le logiciel. Enfin, vous pouvez payer en fonction de vos besoins. Si un projet est amené à grossir, les capacités d'accueil et de traitement seront adaptés en conséquence en toute transparence et la facturation mise à jour.
