Comment réussir le déménagement de votre entreprise ?

Le projet de déménagement d’une entreprise est une initiative qui demande la prise de certaines dispositions. Il s’agit d’une opération assez délicate susceptible d’avoir une incidence directe sur l’évolution de l’entreprise. À cet effet, son succès peut agir tel un véritable levier de croissance sur la société.

Bien choisir le nouveau siège de l’entreprise

La première chose à faire lors d’un changement de siège social est de mener une analyse profonde sur les raisons qui motivent le transfert. Cela vous permettra d’identifier très clairement les critères de choix de vos nouveaux locaux. Un déménagement provoqué par une fusion ne se fera certainement pas de la même manière qu’un autre vers des locaux réduits. Ainsi, des facteurs tels que le nombre de bureaux, d’espaces ouverts et la proximité sont d’une importance capitale. Il devient donc évident qu’avant d’effectuer les formalités, il est indispensable de déterminer l’emplacement géographique adéquat pour vos nouveaux locaux.

Dans ce cadre, il serait plus intéressant de solliciter à la fois des acteurs locaux, des agents immobiliers et des Startups spécialisées dans le secteur. S’agissant de ces dernières, il s’agit de structures qui se consacrent à la recherche de locaux pour les entreprises désireuses. Naturellement, aussi bien la zone de recherche que le choix lui-même sont conditionnés par le budget prévu pour l’occasion. Celui-ci devra intégrer entre autres la valeur locative des bureaux.

En tant que dirigeant, après avoir opéré votre choix, il est impératif de procéder à une visite des lieux afin d’en étudier les particularités et vérifier la conformité avec vos attentes. Vous devrez ensuite négocier votre nouveau bail tout en gardant à l’esprit un certain d’éléments très importants. En effet, la somme à payer pour le loyer devra être inférieure à la masse salariale. Vous devez disposer d’un argumentaire de négociation solide sur les parties du contrat qui sont négociables en mettant par exemple en avant les travaux que vous aurez à effectuer.

Informer vos collaborateurs et faire un point matériel

Les collaborateurs doivent être informés de l’éminence du transfert des bureaux de l’entreprise. Cela leur permettra de se préparer psychologiquement au changement. Il incombe généralement à la section (ou département) « ressources humaines » d’œuvrer pour s’assurer que les collaborateurs sont prêts. Ainsi, votre service chargé du personnel pourrait planifier une visite des nouveaux locaux et aménager un calendrier de communication à l’endroit de chacune des sections de l’entreprise. Le personnel de votre structure pourra donc répondre de manière plus prompte le moment venu.

Dans certains cas, il pourrait même vous aider dans la quête d’emplacement idéal. Dans le même temps, il vous faut faire attention à ne pas excéder le délai de préavis donné pour vos anciens locaux, pour éviter des répercussions qui peuvent prendre une forme juridique. Bien souvent, la durée d’un bail varie entre 3 et 9 ans dans le cadre de locaux traditionnels. Vous devez ensuite faire une petite évaluation de vos mobiliers afin de savoir lesquels conserver. Votre matériel informatique doit donc faire l’objet d’une analyse.

Il est important que le parc informatique dont vous faites usage soit en accord avec vos ambitions et vos motivations pour constituer pour votre entreprise un véritable outil de croissance. Lors de vos grands évènements, il est souvent plus pratique (pour les débuts en tout cas) de louer du matériel informatique, puisque l’achat de nouveaux équipements peut s’avérer être très couteux.

S’occuper des démarches administratives et procéder au transfert

Après avoir réalisé toutes les analyses et les préparatifs, il serait plus judicieux pour vous de concevoir rapidement un cahier des charges pour le déménagement. Ainsi, vous pourrez vous focaliser sur l’essentiel dès le départ et par la même occasion garder l’ensemble du processus sous contrôle. La suite logique est bien évidemment le choix de la société de déménagement qui vous convient. Celle-ci aura à sa charge non seulement le transport, mais également d’autres tâches telles que le démontage et le remontage du mobilier.

Il existe également un volet à ne pas oublier lorsqu’on déménage son entreprise : les formalités administratives. En effet, ce changement d’adresse induit entre autres une obligation de mise à jour des statuts juridiques de l’entreprise, plus précisément au niveau de l’article réservé au siège social ainsi qu’à la première page. Vous devez aussi vous rapprocher d’un journal spécialisé pour y faire une annonce légale contenant des informations détaillées. Elle devra faire mention des éléments tels que la ville du registre du commerce du nouveau siège social, le numéro d’immatriculation et l’adresse du nouveau siège.

Dans cette dynamique, vous devez déposer au greffe du tribunal de commerce ou auprès de toute autre autorité compétente un dossier qui comporte la nouvelle adresse du siège social de l’entreprise. Enfin, il faudra également mettre un point d’honneur à signaler l’adresse du siège social pour qu’elle soit prise en compte sur vos contrats de publicité, vos factures, votre carte de visite, etc.