Organiser une réunion n’est pas une tâche facile. Les choses deviennent encore plus ardues si celle-ci se réalise en ligne. À part la préparation des données, le travail nécessite également la planification des matériels pouvant permettre la connexion. Et durant la réunion, capter l’attention des participants est le plus difficile si le présentateur n’est pas assez organisé. Pour y parvenir, il est impératif de respecter certaines règles.
Bien préparer une réunion en ligne
Les réunions sont importantes dans le milieu professionnel, car elles garantissent le professionnalisme et la bonne marche des activités. Il est donc important de bien connaître tous les documents et les outils nécessaires pour réussir une réunion en ligne et ainsi, prévoir et anticiper les éventuels problèmes.
Voici quelques conseils que vous pouvez suivre afin de bien planifier une réunion en ligne :
1- Dans une entreprise, il est important d’avoir une personne pour s'occuper de la préparation de tous les matériels indispensables à la conférence. Cette personne se chargera de la salle, des outils web, vidéo et radio ainsi que du téléphone. Elle aura également la responsabilité d’informer le calendrier à tous les participants.
2 - Rassemblez les informations nécessaires à la réunion, prévenez les personnes concernées à l'avance pour qu'elles se préparent. Et tâchez de désigner le présentateur afin que lui aussi puisse se préparer de son côté.
3 - Testez vos équipements. N’attendez pas la dernière minute pour venir dans la salle. Le réseau internet, les éclairages, l’audio, la vidéo conférence et les supports de diffusion doivent être bien vérifiés pour éviter les mauvaises surprises.
4 - Arrivez préparé. Il est important de disposer une documentation complète pour ne pas manquer un sujet durant la conférence et pour que la discussion soit plus intéressante. Consultez toutes vos archives pour vous aider.
5 - Préparez un processus de sauvegarde au cas où une perte ou un problème de ce genre se présente.
6 - Configurez des protocoles de réunion. Mettez en place une règle qui va garantir le bon déroulement de la conférence. Ceux qui veulent parler lèvent la main, tous les téléphones et appareils électroniques doivent être éteints et veiller à ce que seul le micro de l'intervenant soit allumé.
7 - Utilisez un canal de communication secondaire. Pendant une réunion en ligne, il est important de connaître plusieurs options de réunion pour communiquer avec les participants. Il s’agit notamment de l’appel en vidéo conférence, l’appel Skype, Google Hangouts, appel en téléphone etc. Tâchez de prévoir un canal secondaire s’il y a un problème avec celui que vous avez choisi.
Les facteurs garants d'une réunion en ligne réussie
Le succès d'une réunion dépend grandement des supports et du taux de participation et d'implication de chaque acteur. Le but étant d'améliorer les conditions et l'environnement de travail, il est impératif que chacun ait son mot à dire.
Voici quelques étapes qui peuvent aider.
1 - Utilisez la vidéo. Pour capter au maximum l’attention des participants, l’utilisation de la vidéo est l’option la plus efficace dans le cas d'une réunion à distance. Cela incitera les autres à parler et surtout à être responsable. Il est recommandé d’utiliser des outils qui permettent de partager l’écran durant la conférence sans se faire couper.
2 - Faites parler tout le monde. Chaque participant doit prendre la parole durant la réunion. Vous pouvez les faire parler au commencement de la conférence en discutant de sujet simple qui n’a rien avoir avec l’objet de la réunion. Exemple : quel est votre parfum ou endroit préféré ? Si le temps vous permet, à la fin de la réunion, il est important de faire participer tout le monde à un tour de table, en prenant parole un à un.
3 - Les présentations doivent être courtes. Un présentateur qui parle plus de 10 minutes peut faire nuire les participants et les déconcentrer. Pour chaque sujet de présentation, ayez la bienveillance de réduire la parole pour que les autres puissent parler. Une réunion est réussie lorsque vous parvenez à démarrer une discussion entre les intervenants. S'il s'agit d'une formation, vous pouvez faire plus, mais en prenant une pause quelques fois.
4 - Désignez une personne pour répondre à une question. Pendant une conversation du groupe en ligne, il est très important de sélectionner la personne qui va prendre la parole si vous avez posé une question. Si vous ne le faites pas, tout le monde peut parler en même temps et il n’y aura pas de réponse obtenue. Il se pourrait également que personne ne prenne la parole. Vous devez alors poser votre question à une personne particulière pour avoir une réponse précise.
