Comment fonctionne l’archivage en entreprise ?

L’archivage est nécessaire en entreprise pour garder des traces des diverses activités. Les documents professionnels constituent en effet des éléments de preuve qui peuvent sauver l’entreprise dans bien des cas de contentieux. Il est donc important de les archiver et de bien le faire afin de vous retrouver aisément et aussi de garantir leur intégrité et leur confidentialité.

Que faut-il archiver ?

Tout d’abord, vous devez savoir que l’archivage est obligatoire pour toute entreprise. C’est la loi qui le demande et de nombreux textes encadrent ce procédé. Des articles de loi en parlent dans différents codes (travail, commerce, impôts).

L’archivage tient compte de tous les documents traitants de la comptabilité et de la fiscalité d’une entreprise. Par exemple, l’entreprise doit conserver les relevés bancaires, les notes de frais ou encore les bordereaux de cotisations sociales. Selon la loi, ces différents documents ont une durée de conservation de 4 ans au sein de l’entreprise.

Par ailleurs, tous les documents qui touchent à la vie juridique d’une entreprise doivent également être gardés. À cet effet, il est important pour l’entreprise de conserver les certificats de dépôt de comptes annuels, les rapports de gestion ou encore les procès-verbaux des différentes assemblées tenues au sein de l’entreprise.

De même, il faut aussi garder dans les archives tous les documents se rapportant à la vie sociale du personnel. Par exemple, lorsqu’un agent part à la retraite, il doit avoir des preuves de versement des cotisations sociales à l’endroit de ce dernier.

Les derniers types de documents à conserver sont les documents commerciaux. Par exemple, il est important de garder les titres de propriété ou de cession d’un bien immobilier et tous les documents bancaires qui y sont liés. Ces documents peuvent être archivés pendant 5 à 10 ans en fonction de leur nature.

Archivage des documents en entreprise : le box de stockage

Pour le stockage des documents, les box de stockage constituent l’une des meilleures alternatives. À défaut d’en acheter, vous pouvez opter pour un box à louer pas cher qui pourra contenir l’ensemble de vos documents à archiver. Le box de stockage présente en effet d’innombrables avantages.

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Il répond parfaitement aux besoins des professionnels

Peu importe votre domaine d’activité, que vous soyez une entreprise de BTP, une société commerciale ou une agence de tourisme, le box est adapté pour le stockage et la protection de vos documents professionnels. Vous pouvez donc y conserver divers documents.

En effet, il offre un cadre sécurisé pour ces derniers, car l’archivage doit se faire nécessairement dans un endroit sec, où il ne peut pas y avoir d’infiltration d’eau. De même, les documents archivés doivent être à l’abri du feu et de tout élément pouvant les détruire.

Il permet d’optimiser l’espace au bureau

Faire un archivage sur les lieux de l’entreprise n’est souvent pas une bonne idée même quand vous disposez d’une salle pour l’archivage. L’espace sera tôt ou tard insuffisant pour contenir la quantité de documents produits au quotidien pour le fonctionnement de l’entreprise. De plus, il n’est pas recommandé de stocker les documents au sein même de l’entreprise, car en cas d’incendie ou d’inondation par exemple, vous perdrez vos archives. Le box de stockage étant délocalisé, il constitue un endroit sûr pour l’archivage, en plus de vous faire bénéficier d’un espace supplémentaire au sein de l’entreprise.

Le box de stockage est disponible à tout moment et économique

Une fois que vous louez un box de stockage pour votre entreprise, vous pouvez y accéder à n’importe quel moment. Par ailleurs, il s’agit d’un choix économique. En effet, il existe des box de stockage de tailles différentes dont les prix varient également en fonction de vos besoins en espace que vous choisissez. Ainsi, vous devrez payer en moyenne 20 euros par mois. Et pour la somme de 50 euros, vous avez la possibilité d’avoir un box de stockage de taille moyenne.

Comment stocker les documents pour l’archivage ?

Le processus d’archivage des documents en entreprise s’étale sur quatre étapes.

Première étape : l’identification et l’authentification des archives

Comme la loi le recommande, tout document produit par une entreprise doit être archivé une fois qu’il ne sert plus. Ainsi, en vue de l’archivage, le document doit être nécessairement identifié. Le but de cette identification est de déterminer l’authenticité du document et ensuite les conditions idéales pour sa conservation.

Deuxième étape : stockage des documents archivés

Comme il a été fait mention plus haut, pour des raisons de sécurité, il n’est pas recommandé de stocker les documents archivés au sein de l’entreprise. Il est donc recommandé d’opter pour un local externe. Quant au stockage, il est important de procéder de manière intelligente afin d’identifier facilement chaque catégorie de document.

Par exemple, vous pouvez les marquer et séparer distinctivement chaque catégorie. Par ailleurs, en matière de stockage, il faut prévoir une luminosité optimale et surtout une protection sans faille contre la poussière.

Troisième étape : la conservation et la consultation des archives

Conserver des documents archivés n’est pas le seul objectif de l’archivage. Ces derniers pourront également être consultés aussi bien par les personnes internes, qu’externes à l’entreprise. Afin de garantir la confidentialité des données, il est important de veiller à l’identification systématique de toute personne qui y a accès.

Pour cela, un registre peut être tenu afin qu’on s’y inscrive. De plus, il est nécessaire de délivrer une autorisation spéciale avant de pouvoir accéder au local d’archivage. Cela vous permet de protéger vos données.

Quatrième étape : la destruction ou le classement final des documents archivés

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La durée de la période étant variable selon les types de documents, il faudra tenir compte de cet aspect. Elle peut être de 2 ans pour certains et de 5 ans ou à vie pour d’autres. Après, la période réglementaire, ils pourront être détruits afin de faire de la place aux nouveaux documents.

En somme, l’archivage en entreprise est non seulement nécessaire, mais obligatoire. Il est recommandé de ne pas le faire pour plus de sécurité dans les locaux de l’entreprise. Vous pouvez donc louer un box de stockage à l’extérieur à cet effet. Pensez à bien identifier et classer les documents afin de rendre leur consultation facile.