En entreprise, les délais de traitement des demandes clients peuvent parfois être longs. Fort heureusement, il y a la possibilité de numériser et de centraliser tous les efforts consentis dans le traitement de la demande, notamment grâce à un logiciel de gestion électronique de la documentation. Découvrez-en plus ici.
Recourir à un logiciel GEB pour un traitement de la demande client efficace
Si vous pensiez être efficace en ce qui concerne l'affectation manuelle des contrats, le traitement des tickets, des demandes d'intervention technique par mail ou encore des factures sur Excel, un bon logiciel de
Gestion Électronique des Documents (GED) vous montrera qu'on peut faire nettement mieux. Si vous souhaitez accélérer le traitement de la demande client, ce type de logiciel est incontournable. En effet, ce dernier automatise tout simplement les différents processus en classant tous les documents dans leur contexte et en enregistrant toutes les modifications. Les délais sont ainsi raccourcis et vous êtes en mesure de prendre plus vite les décisions. Ainsi,
en vous servant d'un logiciel GED, vous n'aurez pas à imposer de délai à vos clients pour le traitement de leur demande.
Il vous suffit de quelques instants pour traiter les devis fournisseurs, les demandes de maintenance et bien d'autres sans qu'aucune interruption ne soit requise au cours du processus. Vous gagnez beaucoup de temps et vous économisez des efforts, donc, de l'argent.
Économiser les ressources
Sans logiciel de GED, vous êtes obligé de mobiliser de la main-d'œuvre pour les tâches à faible valeur ajoutée comme le tri du courrier, son classement et sa distribution. Ces différentes tâches sont parfois chronophages et épuisantes, pour un faible ROI. Une fois que vos salariés sont formés à l'usage de ce logiciel, vous pouvez répartir les ressources allouées à ces activités. Ces tâches sont tout simplement automatisées et vous permettent d'être plus efficace. La
distribution du courrier par exemple se fait automatiquement par le logiciel GED et ceci de manière intelligente.
Améliorer la qualité des services
Au-delà de la rapidité et du coût bas de vos prestations, vous ajoutez également la qualité. En effet, grâce au logiciel, vous êtes en mesure de
détecter automatiquement les erreurs qui peuvent survenir lors du remplissage d'un formulaire ou dans une adresse mail.
Ces erreurs peuvent alors être directement signalées pour une correction plus rapide. Une telle qualité de service permet d'accélérer le traitement de la demande tout en se rassurant qu'elle ne contient pas d'erreurs.
Comprendre le fonctionnement d'un logiciel GED
Une bonne prise en main de votre logiciel GED demande de comprendre comment cela fonctionne concrètement. Au commencement du processus
figure la numérisation des documents et leur intégration dans le système du logiciel. Ce dernier s'occupe ensuite de les gérer et de les stocker en ligne selon leurs diverses catégories et garantit la sécurité de vos informations. Cette catégorisation facilitera la recherche documentaire par les utilisateurs. Vous pourrez par la suite mettre en place des solutions GED supplémentaires comme les workflows automatisés et la diffusion ou le partage des données, en version mobile et en version web.
L'accélération du traitement de la demande client ne peut être possible que par l'adoption d'un logiciel de gestion électronique des documents efficace. Ce dernier raccourcit véritablement les délais tout en promettant la satisfaction du client.
