Les politiques en matière de frais de voyage sont les lignes directrices de l’entreprise pour traiter les différents frais découlant de la mobilité des employés. Même si votre entreprise est de petite taille, si certains employés voyagent plus ou moins régulièrement pour leur travail, le fait de consigner toutes ces règles dans un document d’entreprise vous aidera à les rendre officielles et à créer une base pour faire face à d’éventuels incidents.

Gestion des coûts

D’emblée, l’employeur doit régler les coûts liés aux déplacements des professionnels pour les voyages d’affaires. Afin de gérer au mieux les dépenses, il faut établir la politique de la dépense. En effet, les frais peuvent être des frais prévus tels que le transport, le budget repas ; ou des frais imprévus tels que la modification d’un billet d’avion ou accident sur place. D’abord, il est important de savoir que les principaux coûts des déplacements professionnels sont les frais de transport et de logement puisque plus le voyage est long, plus le budget engagé sera important.  Il est tout à fait possible de gérer au mieux les coûts en s’occupant de la logistique des voyages d’affaires, que ce soit pour un billet d’avion ou une chambre d’hôtel, la réservation peut être faite tôt afin d’obtenir le meilleur prix en faisant la comparaison sur les sites des hôtels ou sur les sites des compagnies de transport.

La politique des frais

La création d’une politique de frais peut sembler complexe, mais il vous suffit de disposer de toutes les connaissances sur les frais déclarés par votre équipe par écrit : explorer l’éventail des situations possibles, chiffrer chaque point avec précision, bien marquer les limites, etc…Voici les principales politiques de gestion des frais de voyage. Toutefois, en fonction du secteur de chaque entreprise, d’autres réglementations peuvent être établies qui sont plus appropriées au domaine d’activité. Pour éviter les conflits, il est très important que chaque travailleur connaisse à l’avance toutes ces politiques et en tienne compte lors de ses déplacements. Chaque entreprise a une politique différente : certaines demandent au travailleur de saisir manuellement le numéro du compteur kilométrique au début et à la fin du trajet, bien que ce système puisse être trompeur. Une autre possibilité consiste à regarder l’itinéraire dans le guide Michelin ou sur Google Maps, par exemple, et à faire une estimation. En outre, certaines entreprises définissent dans leur politique de dépenses de payer un prix kilométrique différent en fonction du poste ou du service auquel appartient chaque travailleur. Chaque entreprise pourra définir des politiques dans différentes catégories afin de mieux contrôler les frais de voyage. Par exemple, dans la section des régimes alimentaires et des restaurants, certaines entreprises fixeront le prix de l’indemnité journalière à un maximum de 15 euros alors que dans d’autres, il sera de 25 euros. De plus, dans la même entreprise, un vendeur peut dépenser jusqu’à 12 euros pour un repas et un manager 20 euros. Chaque entreprise a une façon de gérer le traitement et le contrôle des tickets générés. Par exemple, l’entreprise peut décider de ne pas rembourser les dépenses pour lesquelles des reçus ont été perdus.

Politique en matière de frais de voyage internationaux

Trois facteurs entrent en jeu dans ce type de politique : le premier est le taux de change, surtout si une personne travaille de façon permanente dans un autre pays. Vous devez réfléchir à la monnaie dans laquelle vous allez payer les employés et à la manière dont vous allez les rembourser. La deuxième consiste à souscrire une assurance, à la fois médicale et de voyage, qui est nécessaire pour les travailleurs qui effectuent de longs voyages à l’étranger (pour lesquels il est nécessaire de gérer le concept d’interculturel). En troisième lieu, il faut tenir compte de la différence de coûts pour chaque pays, car elle peut entraîner de grandes différences. Par exemple, les transports publics à Londres coûtent plus de deux fois plus cher qu’à Madrid.

Conseils utiles pour rédiger la politique de dépenses de votre entreprise

La base est d’être clair et concis : une bonne politique de dépenses doit être facile à comprendre et à retenir. Il est utile d’ajouter une section spécifique pour les dépenses non remboursables en fonction de votre expérience : quels sont les éléments non remboursables que vous obtenez habituellement avec les notes de frais de votre équipe ? Les repas avec des compagnons, l’alcool, les dépenses effectuées en dehors de la journée de travail… Vous le savez mieux que quiconque. Un point intéressant à inclure est de faire savoir à l’équipe quelles mesures seront prises pour assurer le respect de la politique de dépenses. Il convient de noter que les notes de frais seront soigneusement examinées une par une par une personne responsable ; et qu’elles peuvent être révoquées si elles ne sont pas conformes aux règles décrites. Il est également important de garder à l’esprit que si vous décidez d’officialiser la politique de dépenses d’une entreprise, il est nécessaire de la contrôler. Soyez consciencieux dans l’examen des notes de frais, si vous ne le faites pas, vous constaterez probablement un laxisme dans le respect des règles. Enfin, la politique de dépenses de l’entreprise ne doit pas nécessairement être un document fermé. Essayez d’itérer, mais faites-le de manière ordonnée. Sinon, vous risquez de désorienter le personnel.