La note de frais est un document justificatif qui permet à un salarié d’obtenir un remboursement des frais engagés dans le cadre de son activité professionnelle dans l’intérêt de son employeur. Souvent nombreuses, la gestion de ces frais mobilise un temps non négligeable et occasionne des dépenses. Quelle méthode choisir pour optimiser la gestion des notes de frais ?
La gestion papier classique
Solution traditionnelle de gestion, la méthode papier a en général pour support de calcul une feuille Excel sur laquelle sont reportées toutes les dépenses effectuées par les salariés. Cette méthode exige pour l’établissement des notes de frais que les employés rassemblent tous les justificatifs de leurs frais professionnels (des frais de repas d’affaires, de déplacement, de logement, etc) tout en rappellent la situation qui les a engendrées. Après élaboration, l’employé doit transmettre ces frais pour validation à son supérieur hiérarchique. Celui-ci, en approuvant les dépenses, les achemine à la comptabilité. Après réception, ce service se charge de reporter manuellement lesdites dépenses sur la fiche de gestion des notes de frais. C’est à l’issue d’un contrôle minutieux reçus après reçus qu’un remboursement des frais avancés par le travailleur est envisagé. Très laborieuse, la méthode papier n’est pas sans risque d’erreur. En outre, elle occupe pendant de longues heures tous les services engagés dans ce processus. Pour améliorer la gestion, il est possible de recourir à un logiciel de gestion des notes de frais qui a le mérite d’automatiser cette tâche.
La gestion électronique
Efficace, elle représente un gain important de temps et réduit la paperasse ainsi que les risques d’erreurs. Ajouter à cela la facilité de transmission d’informations entre les différents services en charge de la gestion. Solution de gestion idéale, elle se fait à l’aide de logiciels tels que :
- Les applications mobiles qui assurent en temps réel, une gestion synchronisée des dépenses.
- Le cloud : utilisé fréquemment par la plupart des entreprises, cette solution permet de partager rapidement l’information et avec une grande efficacité.
- La solution OCR : le justificatif automatiquement enregistré par une prise de vues par smartphone ou par importation d’un fichier PDF est analysé instantanément sur certains logiciels équipés d’un système OCR.
Le choix du modèle de remboursement
Pour rembourser ces frais, l’employeur dispose de deux moyens : un remboursement des frais réels : l’employeur verse au salarié la somme exacte qu’il a dépensée. Une indemnisation forfaitaire : le salarié reçoit une allocation qui servira à couvrir les frais engagés lors des missions professionnelles. Dans ce cas, il n’a pas obligation de fournir de justificatifs pour les différents frais. Le montant de cette indemnité est préalablement fixé par un barème à l’Urssaf. Toutes notes de les frais valablement justifiées, doivent être remboursés par l’employeur. Lorsque celui-ci s’y refuse, le salarié peut intenter une action devant le Conseil des prud'hommes.
