Comment gérer ses notes de frais ?

Les notes de frais sont l’ensemble des dépenses engagées par les employés ou même les employeurs et qui doivent leur être remboursées par l’entreprise. Ces dépenses peuvent avoir été effectuées lors des diners professionnels ou des missions par exemple. Faire le point de ces frais n’est pas toujours une chose facile. Le logiciel Expensya a donc été élaboré pour vous aider à gérer de façon professionnelle la prise en compte ainsi que le remboursement de vos notes de frais. Découvrez ici comment simplifier cette tâche d’entreprise grâce à cette application pour les notes de frais.

Entrer les données

application notes de fraisLe logiciel Expensya peut être adapté à tous les systèmes d’exploitation (Android, Windows, etc.). Il peut donc être téléchargé et installé sur votre ordinateur ou votre smartphone. Après avoir effectué une dépense, vous avez le pouvoir de saisir manuellement toutes les données relatives à vos factures (les frais d’hôtel, les transports en commun, le déjeuner dans un restaurant, etc.). Vous avez également la possibilité d’ajouter des informations comme :

  •           le moyen de paiement (cash, carte bancaire),
  •           la ville et le pays,
  •           le budget,
  •           la date et l’heure de l’opération,
  •           le numéro de la facture,
  •           etc.

Tout comme le logiciel de gestion de projet Agille, l’interface très intuitive de la plateforme Expensya permet d’ajouter facilement de nouvelles dépenses. Notons aussi qu’Expensya possède une fonctionnalité de conversion des devises.

Vous pouvez par ailleurs vous servir de la fonction « scan intelligent » pour prendre une photo de la facture que vous devez rembourser. Cela vous évitera d’avoir à saisir les données ci-dessus énumérées. Cette fonctionnalité va extraire automatiquement de la photo les informations appropriées. Ces données vont par la suite être reportées dans la base de données d’Expensya. Cette « reconnaissance intelligente » permettra en outre de faire l’archivage de vos reçus pour une possible utilisation ultérieure.

Transfert des informations

notes de fraisLes informations ainsi entrées dans le logiciel pourront être envoyées au service financier de l’entreprise. Avant leur transfert, les documents peuvent être convertis en fichier Excel ou en fichier PDF imprimable. Ce qui permettra au service financier de l’entreprise de prendre en compte ces informations qu’il pourra traiter plus facilement. Le comptable de l’entreprise chargé de la comptabilité du traitement des notes pourra ainsi rembourser vos factures.

L’entrée des informations suivie de leur transfert ne dure que quelques secondes. Cette rapidité d’exécution optimisera le temps de gestion des notes de frais et par conséquent un remboursement plus facile et plus rapide.

Sécurité

Les dépenses liées à votre entreprise sont des informations très sensibles. Pour cette raison, seul un mot de passe personnel permet d’accéder à vos données contenues dans le système. Ce logiciel de gestion des frais dispose aussi de « systèmes intelligents de détection des menaces et d’alertes » ; la confidentialité de vos données est donc garantie. Expensya vous offre par ailleurs la possibilité d’avoir la « récupération de vos données jusqu’à 6 mois après fin de contrat ».

Autres avantages

Tous vos employés et collaborateurs peuvent utiliser Expensya. Le logiciel prend même en compte les dépenses et indemnités kilométriques. Grâce à une mise à jour automatique, vous allez toujours profiter d’un service de qualité avec la dernière mise à jour d’Expensya. Vous pouvez aussi bénéficier d’une statistique de vos dépenses en fonction de la somme dépensée et de la date de l’opération. L’optimisation de la comptabilité de vos notes de frais réduit sensiblement le risque d’erreurs. Vos collaborateurs seront satisfaits et votre structure va gagner en crédibilité et en prestige.

Ce logiciel est très avantageux pour les employeurs et les salariés. Un logiciel professionnel adapté pour la bonne gestion des frais. En un mot, Expensya est fait pour vous simplifier la tâche. En quelques clics, la gestion de notes de frais aura été faite d’une manière automatique et professionnelle. Plus qu’un simple outil de digitalisation, ce logiciel de note de frais devient l’un de vos partenaires les plus performants.

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